情報の5S

こんにちは、TECHS事業部 中部顧客支援グループの橋本 秀樹です。
今回は「情報の5S」についてお話させていただきます。

5S活動とは生産現場における工程改善を目的とした考え方で、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」をテーマとして現場に落とし込みを行います。

生産現場における改善を目的としているので、対象はあくまで有形物を基本としてきましたが、最近では生産現場でも情報化が進み、データといった無形物に対しても有効な考え方であると認知されてきました。

1.情報の5Sとは

製造業に限らず、企業活動における業務では、様々な形式で情報の伝達が行われています。

昨今の状況からテレワークを実践されている企業では、なおさら直接的な手段ではなく、メールやファイル、チャットを通じた情報のやりとりが交わされています。
製造業でも、お客様からの注文書、製作仕様が記載された図面、社内連絡用の受注票、作業指示書など、1つの案件でも管理するファイルが多岐にわたっています。

案件を単独で担当するのであればよいのですが、効率的なものづくりを行うためには、複数の部署で複数の担当者が案件に関わらざるをえません。お客様先でよく聞く声としては、「図面を紙で保存しているので、探しにいかなければならない」、「見積書は各自で管理、保存しているため、営業担当に問い合わせないとファイルの在り処がわからない」といった内容があります。

問い合わせのたびに、ファイルを探すといった余計な工数がかかり、肝心の実作業の時間に影響が出てしまう、この無駄を削減するために情報管理が必要です。

2.情報の5Sの進め方

整理：必要なものと不要なものに区別して不要なものを処分すること

いつか必要と思って保存しているファイル、内容を変更し別名を付けて保存したファイルはありませんか。
私もいつか見るかもと思って残しておいたファイルを、ある日思い立ってまとめて削除することが少なくありません。その時は必要と思っても、使わないものは断捨離しましょう。

判断に迷う場合は、フォルダを分けて、期日を決めて定期的に見直しをかけることが大切です。

整頓：必要なものを使いやすい場所にきちんと置くこと

必要な情報の保存場所・保存方法のルールを決めます。
データファイルの場合は、ファイル保存の形式、命名ルールの体系化を行います。
図面の場合は命名ルールを統一することで、ファイルを検索することが容易になります。
保存場所に関しては、皆さま工夫されている部分かと思います。
得意先別機種別に階層を設ける、図面だけを集めたフォルダを準備して検索を容易にする等が考えられます。

清掃：身の回りのものや職場をきれいにし、いつでも使えるようにすること

整頓で決めた保存場所、保存方法のルールを決めます。
特に情報の場合は品質が劣化するわけでなく永続的になるので、有形物の管理に増して定期的に不要な情報の削除していく必要があります。

清潔：整理・整頓・清掃を維持し、誰がみてもきれいでわかりやすい状態に保つこと

整理・整頓・清掃の状態を維持することが大切です。
日々の忙しさで、つい疎かになってしまうことは誰にでもあることです。
定期チェックを行うことで振り返りを行うことが大切です。

躾：職場のルールや規律を守り、習慣づけること

ルール付け、習慣化。全員がルールを守っていただくことが大切です。
ファイル保存例のイメージをマニュアルに組み込む、チェックリストの作成などは人が入れ替わっても管理を継続できる仕組み作りが躾となります。

3.まとめ

ここまで情報の5Sについて述べてきましたが、弊社でも物理的な5S活動から始めており、情報の5Sに関してはまだまだこれからといったところです。

改善活動には終わりがないので、一気にやろうとすると途方に暮れてしまいますが、できるところから少しずつ行ってみることで、日々の業務の効率化が達成されます。
私の担当先でも、当初は雑多な印象だった事務所が、何年か後にご訪問させていただきますと見違えるように変化しているといったことがあります。

明日すぐ変わるわけではないですが、改善を継続することでいつか大きな変化が生じます。

身近な改善から手を付けてみませんか。

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