「コピー＆貼り付け」から始めるショートカットキー

本コラム記事では、覚えていると便利なパソコンのショートカットキー操作についてご紹介します。インストラクターとして、ユーザー様先でシステムの操作ご指導を行っていると、システムよりもショートカットキーをご紹介したときの方が、講習の場が盛り上がることも多々。そこで、今回は実業務ですぐにご活用いただけるショートカットキーを特集します。

Windowsのショートカットキーを活用した基本操作編となります。今後、Windowsの共通操作や、Microsoft Officeで使用できる便利機能についても「お役立ちPCスキル」として特集コラムでご紹介させていただきます。

1.ショートカットキー入門

よく、ユーザー企業様にお伺いすると、パソコン操作に時間がかかって手書き時代の方が業務が早かった…といったお声をいただくこともあります。そこで、少しでも業務の効率化が図れるよう「お役立ちPCスキル」の第一弾として、ショートカットキー操作についてご説明いたします。

ショートカットキーはなぜ必要？

ショートカットキーは、これまでマウスのクリック操作で行っていた作業を、キーボード操作のみで実行してしまう「裏技」と言ってもよい操作方法です。

とある統計データの値をお借りすると、日々の業務で毎日約5～8時間、年間1,200時間以上をパソコン操作に費やしているそうです。（参考：宣伝会議デジタルマガジン「2014年5月号 宣伝会議」）
例えば、ショートカットキーの活用で約20％業務のスピードが上がった場合、パソコンの利用時間が1日平均5時間で、年間労働日数250日だとして約250時間の業務工数削減ができる計算になります。

執筆者の実体験としても、パソコン操作が何倍も速くなった実感があるため、約20%以上の業務効率化は実現可能な数字であるとお勧めできます。

2.ショートカットキー基本操作～使用頻度「高」：コピー＆貼り付け～

今回は、使用頻度の高い、「コピー」や「貼り付け」に関連する基本操作をご紹介します。
目次より各説明文へリンク移動ができますので、ご活用ください。
 

コピー：「Ctrl＋C」

ショートカットキーの中でもポピュラーなものの一つが、「Ctrl」キーを押しながら「C」を押すコピー機能です。テキストやファイル、画像などのデータを素早くコピーするためのショートカットキーで、「Ctrl+C」の「C」は英語の「Copy（コピー）」を意味します。

キーボードを使ったイメージが下図となります。

 

貼り付け：「Ctrl＋V」

次に、「Ctrl＋C」のコピーと一緒に覚えたいのが、テキストやファイル、画像などのデータを貼り付けるショートカットキー「Ctrl＋V」です。
「V」は英語の「Paste（貼り付け）」を意味し、コピーされたデータをクリップボードから取り出し、指定した場所へ貼り付けることをコンピュータに指示します。
 

 
実際に「コピー」と「貼り付け」の作業を、マウス操作とショートカットキー操作で比較した動画がこちら。

切り取り：「Ctrl＋X」

続いて、データの切り取りで使用したいショートカットキー「Ctrl＋X」について説明します。
「X」は英語の「Cut（切り取り）」を意味し、コピーとは異なり、選択されたデータを元の場所から切り取って、クリップボードに保存します。
 

 
これにより、不要なコピーと削除の手順を省略し、作業効率が向上します。
ぜひ、「Ctrl＋X」と「Ctrl＋V」の組み合わせで、切り取り＆貼り付けの操作をお試しください。

マウス操作とショートカットキー操作の比較：切り取り

戻る：「Ctrl＋Z」

作業の取り消しやひとつ前に戻りたいときに使いたいのが、「Ctrl＋Z」の元に戻すショートカットキーです。
 

 
例えば、テキストを間違って削除したり、誤った操作でファイルを移動させたりした場合、「Ctrl+Z」を押すことでその操作を取り消すことができます。

マウス操作とショートカットキー操作の比較：戻す

3.業務効率化の第一歩に

ショートカットキーはあくまでも手段の1つです。「もっと楽にできないか？」という視点や気づきが効率化のヒントにつながります。ちょっとした裏技で業務が楽になるよう、第2弾、第3段とコラムでご紹介してまいります。

▼今回ご紹介したショートカットキーの一覧はこちら！

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