販売管理とは?目的や重要性、業務の流れ、効率化のためにできること

著者:ものづくりコラム運営 販売管理とは?目的や重要性、業務の流れ、効率化のためにできること

「販売管理」は、商品やサービスを販売している企業にとって欠かせない業務です。製造業では受注をもとに生産を行い、期日までに納品しなければなりません。正しく納品するためにも、販売管理の業務内容について理解する必要があります。

そこで本記事では、販売管理の業務内容や目的について紹介します。併せて、販売管理によくみられる課題と課題解決方法についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1.販売管理とは?

販売管理とは販売する商品・サービスとお金の流れを管理することで、ほとんどの企業で行われています。具体的には、「作った商品を誰にいくつ販売したか」を管理し、代金の回収を滞りなく行う業務です。

卸売業であれば、仕入れた商品を販売する際に販売管理が必要になります。モノづくりを行う製造業の場合、販売管理は生産や購買とともに会社の基幹業務です。一般的に、販売管理の業務フローは「見積→受注→出荷→請求書発行→代金回収」となります。以上のようなプロセスを適切に踏むことで、企業は利益を確保できるのです。

なお、売管理と混同しやすいものに「在庫管理」があります。在庫管理とは、欠品や納期遅れを防ぐために自社の在庫がいくつあるかを把握し、管理することです。

販売管理と在庫管理の違いは、業務の範囲にあります。販売管理は、作った商品を得意先に販売する業務であることから、業務の中には在庫の引き当てや引き落としも含まれます。したがって、販売管理の業務のひとつに在庫管理があるのです。

2.販売管理を行う目的

販売管理は、多くの企業で行う重要な業務です。販売管理を行う主な目的は「利益の向上と最大化」「企業活動の効率化」「顧客管理の最適化」に分けられます。

利益の向上と最大化

利益の向上と最大化は、営利企業であれば当然追求するべきものです。利益を上げるためには、まず販売情報を分析する必要があります。販売管理によって収支や商品ごとの売上、仕入状況などを正確に把握できるのです。
販売実績を分析すれば、販売促進にいかせます。その結果、売上の増加が見込め、利益向上につながるのです。

製造業では、今後の販売計画を作成する際、過去の販売実績の分析が必要です。販売計画をもとに生産計画と在庫計画を適切に立案できれば、過剰在庫を抱えずに済みます。結果として、コストを削減できるため利益確保につながるのです。

中長期的な販売計画は、設備の投資計画や従業員の採用計画、または必要な資金を調達する計画にも関わります。そのため、販売実績の分析や販売計画を作成する販売管理は、経営の根幹になるものといえるでしょう。
 

企業活動の効率化

多くの部署が関わる商品やサービスの販売では、各部署の情報を正確に管理することが必要です。商品の販売なら受注から出荷、代金の回収までのプロセスにおいて営業や経理、生産管理、購買、製造、物流といった部門が関わります。

商品とお金の流れを把握できなければ、納品のミスや納期遅れ、在庫切れなどといった事態が起きかねません。しかし、一連の流れを把握し、管理することで企業活動を効率的に行えるのです。

たとえば顧客からの受注や内示、変更といった受注情報を管理することで生産の手配をスムーズに回せます。出荷済みの情報を把握していれば、受注残の消込を適切に行えるでしょう。

 

顧客管理の最適化

顧客管理の最適化も、販売管理の重要な目的です。顧客満足度向上のためには商品やサービスの詳細、顧客、価格、在庫、生産数量、請求などの販売にまつわるあらゆる情報の管理が必要になるからです。

具体的には「どの商品やサービスを」「誰に対していくつ、いくら」で販売し、「どのように代金を回収するのか」を整理することで、請求漏れを防止できます。また、受注から生産の手配、出荷までの一連の流れにおいて、受注情報や在庫情報を適切に管理できれば納期の遅延を防げるでしょう。
 

3.販売管理における主な業務

販売管理は受発注業務や納品業務など会社の基幹業務が含まれるため、業務内容を理解することが必要です。主な業務としては「受注管理」「在庫管理」「出荷管理」「請求管理」に分かれます。

 

受注管理

受注管理とは、見積や契約締結、受注を管理することです。顧客から注文を受けて、出荷、納品するまでを管理する業務と言えます。製造業では受注情報をもとに生産を行い、納期遅れのないことが求められるため、受注管理は重要な業務です。

顧客から注文を受けたら、支払い条件などの契約を締結します。受注状況をもとに製品在庫の中から引き当てを行い、正味の必要数も計算します。受注情報は顧客別や商品別に受注を集計して管理し、生産計画に情報を渡すことが大切です。必要な場合には納期を回答します。
 

在庫管理

在庫管理とは、在庫を生産や販売に合わせて適切な状態で供給できるように管理することです。入出庫管理、返品管理、実地棚卸などを行い、在庫の数や状態を正確に把握し管理します。

在庫管理では、在庫量を適切に保つことが重要です。原材料や仕掛け品、製品在庫など、さまざまな種類の在庫の品目と数量を適正にするためにも、在庫量を正確に把握する必要があります。

在庫期間が長すぎて陳腐化しないように注意し、先入れ先出しなどのルール通りに在庫移動を行う必要もあるでしょう。さらに「販売した商品がどこに出荷されたかを追跡する」「部品や原材料の入荷先を特定する」といったトレーサビリティも確保しておきます。

 

出荷管理

出荷管理とは、受注情報をもとに製品の出荷から顧客への納品までの手続きを管理することです。出荷管理は、「出荷するまでの準備を管理する業務」と、「正確に出荷が行われたかを記録する業務」などに分かれます。

出荷業務では、出荷指示書を発行して在庫から必要な商品をピッキングするまでが大まかな流れです。ピッキングの際には、先入れ先出しが徹底できるようにピッキングリストが必要です。商品の梱包を行いますが、食品の場合には化粧箱などに再包装する場合もあります。

配送別に仕分け後、出荷書類を作成して積み込み、納入です。最後に、指示された場所に納入されたかを確認するため、出荷記録の管理をします。

 

請求管理

請求管理は販売管理のワークフローの中で、最後に位置します。請求管理とは、顧客に請求書を発行し、入金の確認までを管理することです。受注後の請求、入金確認、会計処理などの代金回収を管理する業務が当たります。

代金回収業務で重要なのは、売上計上がどの時点なのかを把握することです。製造業の売上計上の基準は出荷基準、引渡基準、検収基準の3つがあります。もし引渡基準や検収基準であれば、納品を行っただけでは入金はされず、売掛金になるのです。

 

4.従来の販売管理にありがちな課題

企業によっては販売管理をITツールに頼らず、手入力などで行っている場合もあるのではないでしょうか。従来の販売管理にありがちな課題についてまとめました。

 

管理業務が煩雑になりやすい

販売管理は、見積書や請求書、納品伝票、売上伝票などの書類作成が多いのが特徴です。書類作成には確認事項が多いため、管理業務が煩雑になりやすいと言えます。たとえば受注伝票を作成する場合には、受注先や出荷先、単価、数量、品目、支払い条件などの項目に間違いがないかどうかをチェックしなければなりません。

受注伝票に間違いがあれば、それをもとに作成する出荷伝票にも間違いが生じるおそれがあります。また、取引先ごとに支払い条件や単価が異なる場合もあるため、伝票を作成する場合には注意が必要であり、業務が複雑化しやすいのです。

 

情報共有がしにくい

販売管理の業務は発注業務や請求業務、回収業務、仕入業務、納品業務など、部署をまたいだ業務もあり、情報共有が難しいものです。在庫管理システムなどを導入せずにExcelなどで在庫管理をしている場合、営業と生産管理とで情報共有がうまくできないことがあります。

情報共有が難しくなり、迅速な対応ができなくなるのも課題です。営業がタイムリーに在庫を把握できなければ、顧客から急な引き合いがあった場合に正確な納期回答ができません。正確な納期回答ができないと無理な納期になりやすく、生産管理が困るといった事態が懸念されます。

 

人為的ミスが起こりやすい

販売管理はデータの入力業務が多いため、作業者の負担が大きく入力ミスが起こりやすいものです。受注業務や請求管理などをFAXや電話、メールなどで行っていると、販売データを手作業で入力しなければなりません。

納期や売上計上、検収などといった多くの項目があるため、手入力だとヒューマンエラーが発生するリスクが高くなるのです。結果として難易度が高くなり、属人化しやすくなります。

 

5.販売管理の改善にはシステム化がおすすめ

販売管理は書類作成が多い業務ですが、伝票などを自動作成する販売管理システムを導入すれば業務改善の達成が可能です。ここでは販売管理をシステム化するメリットや効果を紹介します。
 

業務の効率化が図れる

販売管理システムを導入すれば、業務時間の短縮や業務の精度向上につながる点がメリットです。たとえば、出荷伝票を作成する際に受注データを参照して自動作成する機能があれば、手間を大いに省けます。

情報を一元管理し、リアルタイムで情報共有できるため生産性向上にもつながります。在庫状況をタイムリーに情報共有できれば、在庫切れといった事態を防げるため、トラブルの芽を事前につぶせるのです。
 

コストを削減できる

販売管理システムの導入により、受注から請求までのリードタイムが短くなります。近年では受注や請求情報を電子化したEDI(電子取引)で行うケースが多くなりました。たとえばWeb₋EDIはインターネットを介して取引情報をやり取りします。EDIと販売管理システムを連携させれば、受注に必要な情報をタイムリーに取り込めるのです。

システムを導入する場合には初期費用やランニングコストは一定かかるものの、手入力などの業務負担が軽減され、人件費や管理コストなどのコスト削減につながります。

 

ミス防止につながる

必要な情報入力が自動化されることにより、人的ミスの防止を期待できる点も販売管理をシステム化するメリットです。重複発注や納品漏れ、代金回収漏れなどのミスの防止につながります。

販売管理システムでは、請求残高を確認できるため、回収業務を滞りなく行える点もメリットです。また、在庫数に過不足があれば、早々に納品のミスがないかどうかに気付くこともできます。

 

6.販売管理システムを導入する際の注意点

販売管理システムは業務効率化を達成できるため、多くの企業が導入すべきソリューションシステムです。しかし、導入する際には自社に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは導入時の注意点について紹介します。

 

導入するシステムが企業規模や業種に合っているか確認する

企業によって必要な機能が異なるため、自社の業務に合ったものを選びましょう。自社の業務に合うシステムを導入しないと、期待しているような改善ができない可能性もあります。

会社規模によっては、販売管理システムではなく「生産管理を一元化する生産管理システム」や「基幹業務システム」の方が適している場合もあります。特化型のシステムであれば、業種に適しているかの見極めが必要です。中小製造業の場合には中小企業向けのシステムを選ぶとよいでしょう。

 

販売管理システムの機能は必要十分か精査する

まず、自社が必要とする機能が備わっているかを確認しましょう。システムによって特化している機能の違いや機能が統合している場合もあるためです。販売管理に必要な基本機能は、在庫管理機能や出荷管理機能、受注管理機能、請求管理機能です。

販売管理機能ではなく、生産管理に対応したシステムを導入する場合には余計な機能が多くオーバースペックではないかも確認しましょう。システムによっては、パッケージ型もあればカスタマイズ可能なものもあるため、機能の取捨選択も大切です。

 

導入・管理しやすいかを考えて選ぶ

システムを検討する時には、導入しやすいか、使い勝手がよいかなどを考慮しましょう。「システム導入時の体制が整っているか」「定期的なメンテナンスが必要か」「不具合が起きた際の対応はどうなるのか」などが確認事項になります。

事前に資料請求をして、検討中のシステムについて理解を深めておくことが必要不可欠です。場合によっては無料トライアルを利用して使用感を確かめておきましょう。同じ業種業態での導入実績なども参考になります。
 

7.製造業の販売管理には『TECHS-BK(テックス・ビーケー)』 がおすすめ

製造業の販売管理には生産管理ができるシステムがおすすめです。製造業は販売管理だけでなく生産業務も含まれており、一元管理することで業務の効率化が可能になります。近年のトレンドである製造業DXが実現しやすくなるのもメリットです。

特に中小製造業にはクラウド型がよいでしょう。クラウド型はオンプレミス型に比べて運用の負担やコストを抑えられて、導入しやすい点が特徴です。ここでは『TECHS-BK(テックス・ビーケー)』の概要を紹介します。

 

生産管理システム『TECHS-BK(テックス・ビーケー)』とは

 
『TECHS-BK』は多品種少量生産の部品加工を営む中小企業向けの生産管理システムです。受注入力の機能では、製番管理ができるほか、マスタ登録されていない商品でも手入力できます。見積オプションを活用すれば、利益率のグラフを確認しながら見積金額を調整できるといったメリットもあります。

発注管理では、消耗品や材料の購入、外注加工などの発注書の発行が可能です。過去の仕入れ実績を参照すれば発注金額を反映する便利な機能もあります。

導入事例の中には、受注取込オプション機能によってEDI形式で受注データを取り込んでいる企業もあります。これまで受注データを転記していましたが、EDIで生産管理システムに簡単に取り込めるため、年350時間もの工数を削減しました。

8.販売管理はシステムによって効率化できる

 
販売管理は、見積→受注→出荷→請求書発行→代金回収まで対応するため、会社の基幹業務とも言える重要な業務です。

しかし、従来の販売管理では手入力が多かったためにヒューマンエラーが発生したり、部門間で情報共有ができずに迅速な対応ができなかったりしていました。そこで近年では販売管理の業務をシステム化する企業が増えています。

製造業であれば、販売管理だけでなく生産管理全体を一元管理できる生産管理システムの導入がおすすめです。システムによりバックオフィスにかかる業務を効率化し、製造業のDXを実現しましょう。

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