段取り八分仕事二分とは？業務効率化に役立つ考え方とポイント
著者：ものづくりコラム運営
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私たちの日々の業務において、準備や計画にしっかりと取り組むことは、成果を左右する重要な要素です。「段取り八分仕事二分」という言葉は、仕事の成功の大部分が事前の段取りにかかっているという考え方を示しています。この表現は、周到な準備があってこそ、業務全体の流れがスムーズになり、効率的に成果を上げることができるという普遍的な真理を体現しています。特に中小製造業の現場では、計画と準備の充実が後の実行をより円滑にし、作業のミスや手戻りを防ぐ鍵となります。この記事では、段取りの基礎から、具体的な実践のポイント、業務効率化のメリットまでを、わかりやすく解説していきます。ぜひ、日々の業務改善のヒントとしてご参考ください。
1.段取りに関する基礎知識
まずは「段取り」という言葉の意味と、その基本的な考え方について理解を深めましょう。どんな仕事も、あらかじめしっかりと準備された計画に基づいて行われることで、効率良く進めることができます。
段取りとは？
段取りとは作業前の準備段階のことを指します。具体的には、目標を達成するために必要な手順や資源を事前に計画し、準備することを意味します。製造業では、生産ラインの設定や材料の準備、作業手順の確認などが段取りに含まれます。
段取りの重要性
段取りは業務の効率化や生産性の向上につながる重要な要素です。十分な段取りを行うことで、無駄な時間やミスを減らす効果が期待できます。例えば、作業に必要な工具や材料を事前に準備しておくことで、作業中の中断を防ぎ、スムーズな進行が可能になります。
あらかじめ準備が整えられている状態では、作業中に不要な手間が発生することがなく、急な変更やミスの発生も大幅に減らすことができます。逆に、段取りが不十分な場合は、作業途中で修正やトラブル対応が必要になるため、結果的に時間や労力のロスが生じ、業務全体の品質にも影響を及ぼします。しっかりとした段取りを行うことは、日々の業務を円滑に進めるうえでの基本であり、成果を左右する重要なポイントとなります。
2.段取り八分仕事二分とは
「段取り八分仕事二分」という言葉には、業務効率化の本質が凝縮されています。この概念を理解することで、より効果的な業務遂行が可能になります。
段取り八分仕事二分とは
「段取り八分仕事二分」とは、仕事の成功は8割が段取りで決まり、残りの2割が実行であるという考え方を表す言葉です。この言葉は、事前の計画や準備の重要性を強調しています。つまり、段取りの質が仕事の成果に大きく影響するということです。
適切な段取りを行うことで、質の高い成果物を生み出すことができます。例えば、製造ラインの段取りを十分に行うことで、生産効率が向上し、品質の高い製品を安定して生産することが可能になります。忙しい職場や複雑な作業工程の中でも、最初の段取りがしっかりしていれば、その後の作業が効率的に進むため、全体のパフォーマンスが向上します。
段取り不足が引き起こす問題
万が一、十分な準備ができていない状態で作業を開始すると、計画の見直しや手戻りが発生しやすくなります。作業中に予想外の問題が発生した場合、再度準備からやり直す必要があり、そのたびに時間と労力が余計にかかってしまいます。こうした事態は、業務全体の効率を大きく下げるだけでなく、結果的に品質にまで影響を及ぼす可能性があります。事前の段取りをしっかり行うことで、こうしたリスクを未然に防ぐことができます。
また、段取り不足はミスの発生にもつながります。例えば、必要な工具や材料の準備が不十分だと、作業の中断や手戻りが発生し、結果として品質低下や納期遅延などの問題を引き起こす可能性があります。
3.業務の段取りを向上させるポイント
効果的な段取りを行うためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、業務の段取りを向上させるための具体的な方法をご紹介します。
入念な準備
まず重要なのは、作業環境を整えることです。例えば、業務に必要なツールや材料を事前に準備しておくことで、作業中の中断を防ぐことができます。製造業では、必要な部品や工具、測定器具などを作業場所に揃えておくことが大切です。
業務を開始する前に必要な書類、機器の準備、作業場所の整備を行うことで、作業中に余計な中断が入らないようになります。この段階での準備が、後々の作業のスムーズさを決定づけます。
目標の明確化と細分化
達成したい目標を明確に定めることも重要です。大きな目標を達成するために、目標を細分化することをおすすめします。例えば、「生産性を10%向上させる」という大きな目標があれば、「作業時間を5%短縮する」「不良品率を3%下げる」などの具体的な小目標に分けることができます。ただし、目標は達成可能な範囲で設定することが大切です。
タスクの洗い出しと優先順位決め
作業を始める前にタスクを洗い出し、優先順位をつけることも効果的です。目標達成に必要なタスクをリスト化し、重要なタスクから取り組むようにしましょう。例えば、製造ラインの設定、材料の準備、品質チェックなど、必要なタスクを列挙し、どの順番で行うべきかを決めておきます。リストアップしたタスクに沿って、一つひとつ確実に処理していくことで、全体の進捗を把握しやすくなります。
スケジュールの立案
作業全体のスケジュールを作成することも大切です。これにより、計画の実施後に作業の進捗状況を把握しやすくなります。例えば、各工程にかかる時間を見積もり、全体の作業時間を算出することで、納期に間に合うかどうかを事前に確認できます。
また、予定を立てることで、計画の実施後に進捗状況が明確になり、作業の調整も容易になります。柔軟な対応が求められる場面にも備え、ある程度の余裕を持った計画を立てるとよいでしょう。
計画の実施
確立した計画に沿って段取りを実際に進める際は、状況に応じた柔軟な対応が求められます。計画が完璧であっても、現場では予期せぬ出来事が発生することは避けられません。例えば、予期せぬ機械トラブルが発生した場合、代替の作業手順を準備しておくなど、柔軟な対応が求められます。この時、冷静に対応し、計画を臨機応変に修正しながら進めることが、最終的な成果につながります。確固たる計画と柔軟性のバランスが、効率的な業務遂行の鍵となるのです。
実行後の振り返り・改善
実行後はPDCAサイクルを回し、改善を行うことが大切です。PDCAサイクルとは、PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つのステップからなるプロセスで、4つのステップを繰り返すことで、継続的に業務を改善していく手法です。例えば、計画通りに作業が進まなかった場合、その原因を分析し、次回の段取りに反映させるといった具合です。
生産管理システムの導入
段取りを向上させるために生産管理システムを導入することも効果的です。段取りを向上させるために生産管理システムを導入することも効果的です。例えば、テクノアが提供する生産管理システムは、工程管理や在庫管理、品質管理などの機能を備えており、製造業の段取り向上に大きく貢献します。
▼生産管理システム『TECHS-BK』：加工工程の進捗問合せ画面イメージ
『TECHS-BK』の進捗問合せ画面では、作業指示書のバーコードを現場で読み取り、各工程の加工状況を色で分かるようにしています。
さらに、「段取」と「加工」の時間を分けて登録できるようになっており、進捗問合せ画面でも「段取」が終わったのか、「加工」が完了したのか把握できます。また、作業指示書作成時にも、段取と加工それぞれの予定時間を設定でき、作業者に分かりやすい指示が出せます。
製番別進捗問合せ画面
このシステムを活用することで、作業の進捗状況をリアルタイムで把握でき、過去のデータを基に最適な生産計画を立てたりすることが可能になります。
4.段取り八分仕事二分で実現する業務効率化とシステム活用のメリット
ここまで、「段取り八分仕事二分」という考え方の背景と、その実践による業務の効率化についてご説明してきました。段取りとは、単なる準備作業に留まらず、業務全体の品質と成果を左右する非常に重要な要素です。ボトルネック工程を洗い出した際に、段取りに時間が掛かることが原因だった等、決して無視できないポイントでもあります。
具体的な準備、目標設定、タスク管理、スケジュール立案、そしてPDCAサイクルによる振り返りを通じて、全体のパフォーマンスを高めることが可能です。また、最新の生産管理システムの導入は、その効果をさらに高める大きなツールとなります。しっかりとした段取りを実践し、適切なツールを活用することで、業務効率化を実現し、常に一歩先を見据えた働き方ができるでしょう。
業務の成功は、まずは確かな計画とその段取りから始まります。段取り八分仕事二分という言葉の通り、事前の準備に力を入れれば、実際の作業はよりスムーズかつ効率的に進めることができます。今回ご紹介したポイントやシステム活用の方法をぜひ日々の業務に取り入れ、今後の業務改善・効率化の一助としていただければ幸いです。あなたの現場において、より質の高い成果を上げるためのヒントとして、本記事がお役に立てればと願っています。
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