販売管理の業務フローを理解して業務効率を叶える|課題の解決策は?

著者:ものづくりコラム運営 販売管理の業務フローを理解して業務効率を叶える|課題の解決策は?

販売管理における業務フローとは、商品やサービスを販売するプロセスの流れをわかりやすく示したものです。業務フローを整理すると、データの可視化や取引の効率化、販売管理の最適化が実現できます。従来の手書きやエクセルでの販売管理は課題もあり時代遅れであるため、業務フローの適切な管理には最新ツールの利用がおすすめです。本記事では、製造業の販売管理における業務フローの基本的な知識と課題解決におすすめの販売管理システムについて、わかりやすく解説します。

1.販売管理における業務フロー

販売管理とは、企業の販売活動にかかわる商品やサービスなどのお金の流れを適切に管理することです。データの可視化や取引の最適化を目的としています。販売管理における業務フローとは、商品やサービスを販売する際のオペレーションを具体的に示すもので、仕事のプロセスがわかりやすく把握できます。企業や業種によって異なる部分もありますが、一般的な業務フローの流れは次の通りです。

1)受注管理 顧客から商品やサービスの注文を受け付ける工程です。見積書や契約書の作成・発行、価格や納期などの条件を提示します。受注情報をもとに製造の手配を進めます。
2)出荷管理 作った商品や提供サービスを顧客に届ける工程です。在庫状況や配送状況をリアルタイムで確認し、出荷伝票や納品書を適切に作成します。顧客に商品やサービスが納品されていることを確認し、受領書や検収書を受け取ります。
3)請求管理 出荷管理をもとに請求書を発行し、代金の回収、入金額の確認などを行う工程です。期日までに正しい金額が入金されていることを確認し、場合によっては督促手続きなどを行います。
4)在庫管理 自社の倉庫内の商品や部品の在庫数を正確に把握し、適切に管理する工程です。在庫管理により、過剰在庫や品切れのリスクを最小限に抑え、経営資源の有効活用を実現できます。
5)仕入管理 製品の生産や販売活動に必要な原材料、部品、商品の供給を確保し、適切に管理する工程です。在庫管理システムと連携して、製造に必要な仕入れを確保し、在庫数の最適化やコスト削減などにつなげます。

 

2.従来の販売管理における業務フロー上の課題

紙やエクセルを使った従来の販売管理では、次の3点のように多くの課題が存在します。

● 情報の伝達や共有に時間がかかる
● ヒューマンエラーが起こりやすい
● 管理者の負荷が大きくなる

情報の伝達や共有に時間がかかる

販売管理業務は、複数の部署にまたがった管理が必要です。しかし多くの場合、「受発注」「在庫」「請求」など、それぞれの部門で使用する帳票やシステムが異なります。すると、データの可視化やリアルタイムでの情報共有が困難になり、情報更新にも時間がかかるのです。
特に、クラウドサービスやERPを導入していない企業によくある課題といえます。

部署をまたぐと、注文内容の確認や売上伝票の作成など書類作成や確認事項が増えます。そのため、経理や販売業務のプロセスが煩雑になりやすいでしょう。

ヒューマンエラーが起こりやすい

情報やステータスの管理者が変わるタイミングは、ヒューマンエラーが起きやすくなります。例えば、受注業務から出荷業務への移行、発注から仕入れまでの連携で起きる情報共有漏れのミスなどです。
業務が属人化しやすく、従業員の負担も増加します。
特定の担当者だけが把握している情報や取引条件が存在する場合、従業員の退職や部署変更などで混乱が生じるリスクもあるのです。

管理者の負荷が大きくなる

販売管理に伴う業務には、多くの時間や労力がかかります。特に売上計上や購買契約の確認、金銭回収業務などは、負荷が大きいでしょう。紙ベースの管理やオンプレミス型のITシステムを利用した手作業では、入力ミスが生じるおそれもあります。迅速な情報の更新が困難となり、作業に手間がかかるばかりでなく、管理コストの増加や業務遅延の原因となるのです。

3.販売管理の業務フローにおける課題の解決にはシステム導入がおすすめ

販売管理の業務フローにおいて、手書きやエクセルでの管理には限界があります。課題解決のために、販売管理システムを導入するのも一つの手段でしょう。販売管理システムなら、情報の一元管理を実現し、データの可視化やリアルタイムでの業務進捗の効率化も図れます。

販売管理システムを導入するメリット

・情報の共有がしやすい
注文書、請求書、納品書といった販売業務に関する情報を一元管理できるため、各部門や担当者間での最新の情報共有や確認がスムーズに行えるようになります。情報の重複や連携ミスによるトラブルの大幅な減少が期待できるでしょう。

販売データや在庫状況、顧客情報など一元管理した情報の蓄積や分析は、市場の動向や顧客ニーズなどの把握、経営判断に役立ちます。

・ヒューマンエラーを削減できる
注文内容の確認、売上計上、購買依頼など、多くの業務プロセスを自動化できるため、作業精度が向上する点もメリットです。販売管理システムの導入によって作業手順を標準化しやすくなります。チェック機能の設定も可能です。

業務の属人化を防ぎ、組織全体の業務効率化や製造業DXの推進につながります。

・コストカットが期待できる
業務の自動化や効率化により、業務処理のスピードアップを実現し、人件費や管理コストの削減が期待できます。ペーパーレス化の推進により、書類発行や管理にかかるコスト、置き場所の確保などの大幅な軽減が可能です。

販売管理システムを導入する際の注意点

・初期費用やランニングコストが発生する
システムの導入には、自社業務に合わせたパッケージシステムのカスタマイズ、データの移行など、初期段階での費用が必要です。システム導入後も運用や保守サポート、システムアップデートなどのランニングコストが継続的に発生します。

・導入前に業務フローの見直しが必要
販売管理システムの導入によって、業務の流れが従来の方法と変わります。販売管理システムの効果を最大化するためにも、システム導入前に現状の業務フローの最適化や見直しを行うことが重要です。関連する部署やステークホルダーとの情報共有を行い、事前に業務フローを検討し、最適な運用方法を定めておく必要があります。

システムの操作方法の教育や運用方法のトレーニングなど、社員全員がシステムを効果的に活用できる環境の整備も必要です。教育機会が不足すると、さらに業務効率を低下させるおそれがあります。

 

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