コラム

「始めてみよう!事務処理の削減」 熊谷 隆2021.05.11

こんにちは。TECHS事業部 関東顧客支援課の熊谷 隆と申します。
これからシステムを導入されるお客様、システム導入後に運用を改善したいお客様など、これまで多くのお客様へお伺いしてきました。
その中の課題で、外せないのが「事務処理に掛かる時間、コストの削減」です。
事務処理の中でも、今回は普段作成されている資料や伝票について考えてみましょう。

 

1.無くせる資料や伝票はないのか
2.類似の資料や伝票をまとめる
3.資料や伝票の作成方法を決める
4.業務マニュアルに組み込む

1.無くせる資料や伝票はないのか

まずは、普段作成している一覧表などの資料や伝票を各部署から集めます。
特にシステム導入時のお打合せでは、山のように資料が出てくることが多々あります。

そのどれもが皆様が日々時間をかけて作成されているのでしょう。
ただし、よく見ていくと似たような資料がたくさんあることに気付くことがあります。

(レイアウトが少し違う、一部項目が違っているなど)
これらについては、その資料の目的は何かを理解し、各部署での情報共有を行うことで、無くせるものが多いのではないでしょうか。
また、資料を作る方だけでなく、資料を使う(見る)方も一緒になって考える事が重要です。
毎月、時間を掛けて作成していた資料が、その資料を使う部署の方にお話しを伺ったところ、「そんなに時間がかかっていたのか。それであれば、毎月ではなく、3か月に一度でも良いですよ。」という実例もあります。
 

2.類似の資料や伝票をまとめる

無くせる資料を省いた後、次は、効率化を念頭に類似のものをグルーピングします。
類似のものであれば、一回の入力で流用できる部分が無いかを確認し、統合できるものをまとめていきます。
この時、不要な項目(昔必要だったが、今は使っていない)が残っていないかも確認しておきましょう。
不要な項目があると、いつも作成している担当者ならばわかりますが、他の方が代わりに作成した際に不要な確認時間が発生します。

3.資料や伝票の作成方法を決める

作成したい資料が、システムに入力され、その結果、帳票として出力できていれば問題はありません。
中には、システムから、ご希望通りのレイアウトで出力できないこともあります。
その場合は、システム内のデータをExcelに出力して作成するなど、方法を確認します。

その過程では、データ入力者に対し、備考に〇〇を入力する、などの変更を求めることが出てくるかもしれません。
最近では、RPAを活用されている例も良く聞きます。こういったシステム外でのツールも視野に入れて、考えていきましょう。
但し、そのどれもが難しい、作るのに時間が掛かるというものについては、システムへのカスタマイズを考慮するのも一つの改善策となります。

4.業務マニュアルに組み込む

各資料の作成方法が決まれば、担当者を変更してもできるように業務マニュアルに組み込みます。
その際は、何故、その資料が必要なのかを明確に記載することが重要です。
目的が分からず作成している資料は、データの信憑性が薄いかもしれません。
これはシステムへの入力時から注意が必要です。

項目一つをとっても、入力者がその項目の意味を理解していなければ、違った日付や名称が入力され、データとしては使い物になりません。
目的を把握することで、その資料の質も変わってくると思います。

 

普段の事務処理を削減することは、個人でも努力が必要ですが、会社全体で考えることで思いがけない時間、コストの削減に繋がります。
最近では、拠点が離れていてもリモート会議で気軽に話し合いができるなど、ツールも発展してきました。

是非、この機会に考えてみてはいかがでしょうか。
 

氏名:熊谷 隆(くまがい たかし)

所属:TECHS事業部 関東顧客支援課

 

2004年11月入社
入社以来、多くのお客様に生産管理システム導入の支援をしてまいりました。             

お客様と向き合い、効果的にご活用いただけるよう、業務改善に向けた提案を行ってまいります。
 

(株)テクノア 熊谷