システムによる業務標準化で、属人化を解消

著者:亀井 健一(かめい けんいち) システムによる業務標準化で、属人化を解消

こんにちは。
亀井 健一と申します。

テクノアでお客様の運用指導、業務改善をお手伝いさせていただいて10年目に入りました。
今まで中小の製造業を見てきた中で、お困りになられているポイント、その改善点をご紹介していきたいと思います。

1.属人化とは?

今回のテーマは、「属人化」です。

そもそも、属人化とはどういう状態でしょうか?
みなさんの会社でこういうことは起きていませんか?

・事務の人が休むと、納品書が書けなくなる
・工場長がいないと、納期が分からない
・社長がいないと、どこに外注をお願いするか分からない

適材適所という言葉通り、各個人が得意な分野において能力を発揮するのは良い事だと思います。
ですが、特定の人がいないと、業務が止まってしまってはお客様に迷惑を掛けることになりかねません。

属人化を防ぐポイントは「業務の標準化」

属人化を防ぐのに有効な手段としては、業務の標準化が有効です。
例えば、業務マニュアルを作成する事で、業務を標準化し、誰でも一定の品質で業務を遂行する事が出来るようになります。
また、業務の拡大や、担当の変更の際も、業務品質を落とすことなく引継ぎが可能となります。

とは言え、細部にわたるまで業務をマニュアル化するのは大変です。
どこまでマニュアル化が必要かの判断も難しいものです。

もし業務マニュアルの作成に自信がない場合は、システムを導入し、業務をシステムに合わせることも有効です。
多くの場合、システムへの登録は、手書きや口頭での業務より煩雑ですが、決まった項目を決まった所に入力していく事で、自然と業務が標準化されていきます。
また、定期的に、過去の履歴を見直すことで、業務の変化や劣化を防ぐことも出来ます。

システム導入のメリットは、「今の業務」だけではありません。
過去の履歴を参考とし、未来の品質維持に役立てる事も重要です。

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