棚卸差異はなぜ起きる？製造業の実地棚卸の段取りと、仕掛在庫・払出管理のポイント

棚卸差異は、棚卸の日の数え間違いだけでなく、ふだんの払出や移動の記録が実物の動きに追いついていないことからも起きます。

「システムでは10本あるはずの材料が、棚には7本しかない」「どこまで加工が進んだ仕掛品なのか、数えながら首をかしげる」。年に一度の棚卸のたびに、同じ悩みを繰り返していないでしょうか。現場は忙しく、材料を使うたびにすぐ登録するのは簡単ではありません。
この記事では、まず製造業の在庫の種類を整理し、棚卸の前に社内で決めておくことを紹介します。そのうえで、仕掛在庫の管理が難しい理由、システムの在庫と実際の数が合わない原因、払出をすぐに登録できない現場の事情をひもときます。最後に、ふだんの払出のしかたを少し変えて、棚卸を楽にするポイントをまとめました。

1.製造業の在庫は何種類？
棚卸の対象を正しく分ける

棚卸差異を減らす第一歩は、「何を数えるのか」をそろえることです。同じ材料でも、自社のものか、取引先から預かっているものかで扱いが変わります。あなたの職場では、在庫の種類ごとに置き場や呼び方を分けているでしょうか。

実地棚卸と棚卸差異とは？

実地棚卸とは、倉庫や工場にある在庫を実際に数えて、数量を確かめる作業です。棚卸差異とは、システム（帳簿）上の在庫数と、実地棚卸で数えた実際の数との差のことです。
実際の数が少なければ、どこかで記録されていない払出やロスがあったことになります。多ければ、払出の記録が重なっていたり、入ってきた品物の登録が漏れていたりする可能性があります。

製造業の在庫の種類

税務署に届け出る「棚卸資産の評価方法の届出書」では、在庫を次の区分で扱います。現場での呼び方と対応させると、次のようになります。

出典：国税庁「棚卸資産の評価方法の届出書」

なお、消耗品などを在庫として数えるか、買った時に費用として処理するかは、会社の会計処理によって違います。迷う場合は、経理担当や顧問税理士に確認してください。
材料から製品へ、モノが変わっていく順に並べると次のイメージです。

半製品と仕掛品はどう違う？

どちらも「作りかけ」に見えますが、分かれ目は「それ自体で売れる状態かどうか」です。

📦半製品：一定の加工を終えて保管されていて、そのままでも売れる状態のもの
📦仕掛品：加工の途中で、そのままでは売れない状態のもの

たとえば、自社製品にも使い、単品の補修部品としても売っているユニットは、半製品として扱うことがあります。区分の判断に迷う品物は、棚卸の前に経理担当と一覧にしておくと安心です。

数え間違えやすい「自社のものではない在庫」と「社外にある自社の在庫」

棚卸の現場で特に迷いやすいのが、次のような品物です。

支給品の区分は支給品の管理方法のコラム、外注先にある品の確認は外注加工の管理方法のコラム、検収待ちの扱いは検収のコラムで詳しく解説しています。

個別受注の工場で気をつけたい「引当済みの在庫」

個別受注生産の工場では、材料や購入部品を、特定の注文（製番）に引き当てて確保していることがあります。同じ品番の材料でも、「A社向け製番の材料」と「どの注文にも使える材料」が同じ棚に並ぶと、数は合っていても、どの製番の分が足りないのかが分からなくなります。
棚卸では、引当済みの在庫を製番ごとに分けて数えるか、少なくとも札で見分けられるようにしておきましょう。

2.棚卸の前に、社内で何を決めておく？

棚卸の当日に慌てないためには、準備の段階で決めておくことがあります。「いつで止めるか」「迷う品物をどう扱うか」が決まっていないまま数え始めると、数えた後で確かめ直す手間が増えます。ここでは、棚卸の前に社内で決めておきたいことを、時期ごとに整理します。

特に大切な3つの決めごと

①締めの時刻と、締めた後の払出の扱い

「何時以降の入出庫は棚卸の後に登録する」と決めて、全部署に知らせます。締めた後にどうしても急ぎの払出が出たら、専用の伝票に書いて、棚卸が終わってから登録します。締めがあいまいなままだと、数えた数とシステムの数のどちらに含まれているのかが分からなくなります。

②迷う品物の置き場と扱い

検収待ちの品、不良品、取引先から預かっている品は、棚卸の前に置き場を分け、数えるかどうかを決めておきます。当日に「これはどうする？」と相談が始まると、そこで作業が止まります。

③棚卸表の書き方と数える単位をそろえる

同じ品物でも、ある人は「本」、別の人は「kg」で書いていると、後で集計できません。棚卸表には品目ごとに数える単位を印字し、仕掛品には「どの工程まで済んだか」を書く欄を設けます。端材を長さで書くのか重さで書くのかも、あらかじめ決めておきましょう。

棚卸表には、システムの数（理論在庫）の欄と、実際に数えた数を書く欄を並べておきます。実際の数の欄は空けておき、数えた後でシステムの数と比べられるようにしましょう。システムの数が印字されていると品番を探す手間が減る一方、数字を見比べるだけで済ませないよう、実物を数えてから記入することが大切です。差異が出た品目だけを別の人がもう一度数える形にすると、確認の手間と正確さの釣り合いが取りやすくなります。

個別受注・多品種少量の工場で加えたい準備

個別受注や多品種少量の工場は、量産の工場に比べて数える品目が多く、同じ品番でも製番ごとに分けて数える必要があります。仕掛品の形や大きさもさまざまで、当日になって「これは何の部品？」と迷う場面が増えがちです。準備表の作業に加えて、次の4つを進めておくと、当日の迷いを減らせます。

3.仕掛在庫の管理は、なぜ難しい？

材料や製品は、棚にあるものを数えれば済みます。ところが仕掛在庫は、数えている間にも「これは何として数えるのか」で迷います。仕掛在庫が難しいのは、担当者の力量の問題ではなく、仕掛品そのものが持つ性質によるものです。ここでは、その性質を5つに分けて見ていきます。

例：1本の丸棒が製品になるまで

1本の材料が、工程を進むたびに形・数える単位・置き場を変えていきます。これが、仕掛在庫を難しくしている正体です。

仕掛在庫を難しくする5つの性質

対策：姿が変わる工程で、品番を分けて管理する

仕掛在庫を数えやすくするには、切断やめっきなど、物の姿が変わる工程ごとに品番を分けて管理する方法があります。たとえば丸棒の例なら、次のように分けます。

品番が分かれていれば、棚卸で「これは切断後の素材」「これはめっき後の部品」と迷わず数えられます。工程が進むたびに「前の品番から払い出し、次の品番に入れる」と記録するため、どこで数が減ったかも追いやすくなります。

ただし、すべての工程で品番を分けると、品番が増えすぎて登録の手間も増えます。外注に出して姿が変わる工程や、途中で在庫として置いておく工程など、棚卸で数える場面がある工程に絞って分けるのが現実的です。個別受注の工場では、品番に加えて製番で見分けることも忘れないようにしましょう。

個別受注の工場で特に難しい点

個別受注生産では、1台の装置が何週間、何か月もかけて組み上がっていくことがあります。組立途中の装置には、多くの部品がすでに組み込まれています。

こうした扱いを社内で決めておかないと、部品の在庫と装置の仕掛品の両方に同じ部品を数えてしまう「二重計上」が起こりえます。

4.システム在庫と実際の数は、なぜ合わない？

差異が見つかった時、最初に疑われがちなのは「数え間違い」です。もちろん数え直しは必要ですが、数え直しても合わない時は、ふだんの記録のどこかに原因があります。手がかりになるのが、差異の「向き」です。実際の数が少ないのか、多いのかで、疑うべき記録が変わります。

差異の向きから原因を推理する早見表

「ペアの差異」は品番の取り違えを疑う

似た品番のAが10個少なく、Bが10個多い。このように、ほぼ同じ数で逆向きの差異が2つ並んでいたら、品番の取り違えを疑いましょう。払い出す時に、似た品番を選び間違えた可能性があります。

個別受注では「製番どうしの流用」も疑う

個別受注の工場では、急ぎの注文のために、別の製番に引き当てていた材料を使うことがあります。この流用を振替として記録していないと、品番全体の数は合っているのに、製番ごとに見ると「A製番は足りず、B製番は余っている」という差異になります。品番の合計で合っていても、製番ごとの数を確かめましょう。

原因を調べる順番

差異の大きい品目から、次の順番で確かめると効率的です。

調べた結果は、品目ごとに「差異の数・向き・原因」を記録に残しておきます。次の棚卸で同じ品目に差異が出た時、原因を探す時間が短くなります。

5.払出を、なぜリアルタイムで登録できない？

「使ったらすぐ登録」。理屈では分かっていても、現場ではなかなかできません。それは現場のやる気の問題ではなく、登録のしかたが現場の仕事の流れに合っていないからです。まずは、現場でよく聞こえてきそうな声に耳を傾けてみましょう。

【現場の声】

リアルタイムで登録できない6つの理由

大切なのは、「すぐ登録しない人」を責めるのではなく、「すぐ登録できない理由」を1つずつ取り除くことです。次の章では、そのための具体策を紹介します。

6.棚卸が楽になる、ふだんの払出のポイント

棚卸を楽にする一番の近道は、棚卸の日の頑張りではなく、ふだんの払出の記録を実物の動きに近づけることです。ここでは、第5章の現場の声に1つずつ答える形で、7つの工夫を紹介します。すべてを一度に始める必要はありません。差異がよく出る品目から試してみてください。

なお、決算の実地棚卸を循環棚卸で置き換えられるかどうかは、税務の取扱いにかかわります。決算の棚卸の進め方を変える場合は、顧問税理士に確認してください。

【現場近くで登録できる仕組みも検討】
手書きの票や日報でのまとめ登録でも、ルールが決まっていれば差異は減らせます。そのうえで、現場の近くに置いたタブレットやバーコードで払出を登録できるようにしたり、生産管理システムで部品表や製番とつないだりすると、登録の手間はさらに小さくなります。まずはルールを決め、手間が大きい部分から仕組みで補いましょう。

7.まとめ

棚卸差異は、棚卸の日の数え間違いだけでなく、ふだんの払出や移動の記録が実物の動きに追いついていないことからも起きます。

まずは在庫の種類と、預かり品や外注先にある品の扱いをそろえ、締めの時刻や迷う品物の置き場を棚卸の前に決めておきましょう。仕掛在庫は、形・場所・単位が変わる性質を前提に、製番や工程を書いた現品票で見分けられるようにします。差異が出たら、向きから原因を推理し、記録に残します。

そして、払出をすぐに登録できない現場の事情を責めるのではなく、払出の単位・登録のタイミング・置き場のルールで1つずつ取り除いてください。大仕事だった棚卸が、ふだんの記録を確かめるだけの作業へと生まれ変わります。

8.Q&A（現場でよくある疑問）

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