生産管理で起こり得る属人化とは?問題を解消するためのポイント

著者:ものづくりコラム運営 生産管理で起こり得る属人化とは?問題を解消するためのポイント

生産管理で起こり得る属人化とは、特定の業務に対応できる社員が限定される問題です。業務が属人化することにより、組織の生産性の低下や事業の規模拡大に対応できないといった問題が起きるおそれがあります。本記事では、製造業における生産管理の属人化が起こりやすい問題について押さえておくべき問題の背景や、解消方法について解説します。あわせて、おすすめのシステム・サービスを2つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.製造業における生産管理の属人化の意味と属人化が起こりやすい背景

はじめに製造業における生産管理の属人化の意味と、属人化が起こりやすい背景について解説します。

製造業における生産管理の属人化とは

属人化とは、特定の業務に対応できる社員が限定されることです。製造業においては、特定の製品に関する知識や技術が一人のスペシャリスト社員に集中し、生産状況やコストの管理ができる人材が限定されている状態を指します。

製造業で生産管理が属人化しやすい背景

製造業では、業務を分業化することで従業員のスキルの専門性を高める傾向にあります。そのため、現場の従業員同士で業務内容を共有しない状況に陥りやすくなるのです。個人の専門性を高めるために、会社全体での情報共有を避ける文化が形成されているおそれもあります。

業務の分業化に加え、従業員不足から一人の担当者に複数の業務を割り当てる傾向の企業も多くあります。一人に業務が集中することで属人化がより起こりやすくなるのです。

また、高度な知識や技術が必要な場合や日々の業務に追われて、業務の共有や後進の育成ができないときも業務が属人化しやすくなります。業務がシステム化しておらず、社員の能力に依存した生産管理方法を続けているケースにも注意しなければなりません。

2.生産管理の属人化がもたらす問題

次に、生産管理の属人化がもたらす5つの問題について解説します。

組織の生産性が低下する

属人化することで情報が共有されず、業務が停滞してスムーズな分配がしにくくなります。今の経営状態が業務過多なのか、余力がある状態なのかすら判断できません。業務の無駄や効率化できる部分まで不透明になるため、組織がブラックボックス化してしまいます。

一人の不在で問題が生じる可能性がある

担当者の不在時は、特に問題が顕著になり、ビジネスへの影響が発生しやすくなります。トラブルへの対応に時間がかかったり、業務が滞ったりするリスクがあるからです。担当者の退職によって、作業ミスの増加や業務が成り立たなくなるリスクもはらんでいます。

ベテラン社員の技術が失われる

定年退職や病気療養などの理由により、ベテラン社員の技術継承に失敗する懸念もあります。業務の属人化によって社内の情報共有ができておらず、若い社員が十分に経験を積めないまま業務を引き継ぐケースがあるからです。最悪の場合、未熟な技術者のスキルがそのまま製品の品質にも影響を与えるリスクもあります。

特定の社員の業務負担が増える

職場内での業務分担が難しいと、特定の社員に業務負担がかかり多忙になる問題もあります。優秀な社員に長時間労働など高負荷がかかるだけではありません。業務負担の少ない社員のやりがいや成長意欲といった、スキルアップの機会を阻害するおそれもあります。

規模拡大に対応できない

生産管理ができる社員が限られているため、工場の規模を拡大したくても対応できる人材が少ないといった課題もあります。生産管理の属人化は事業の拡大や新規顧客獲得の妨げにもなり得るのです。また、生産計画の最適化においても、現状の生産量の把握や将来的な生産能力向上の計画も難しくなります。

3.生産管理の属人化を解消するための流れ

ここからは、生産管理の属人化を解消するための進め方について解説します。

1.生産管理に関する業務を洗い出す

まずは、属人化を解消できる業務プロセスを具体的に見つけ、対応の優先順位をつけることから始めます。
属人化の解消にかかる費用や工数、業務頻度などから優先度を決めましょう。部署内で業務標準化しやすく、費用対効果の高い業務から着手するのが適切です。

2.属人化の解消策を実行する

属人化の解消策を実行するには、以下の2つの方法が考えられます。

・業務のマニュアルを作成する
社員が持つ知識や技術をマニュアル化することで、他の社員とナレッジ共有しやすくなります。知識や技術を蓄積して共有することで、多角的な視点で業務の効率化を提案でき、業務フローを改善できる点もメリットです。例えば、在庫管理といった事務作業のマニュアルを作成すると、新入社員も手順を覚えやすくなります。即戦力として活躍できる可能性も高いでしょう。
ただし、業務マニュアル作成は、経験豊富で自社業務の仕組みに深い理解のある社員でなければなりません。マニュアル作成後も情報の追加や更新が随時必要です。

 

・生産管理システムやツールを導入する
生産管理専用のシステムやツールであれば、生産管理業務の属人化解消に必要となる機能がまとめて搭載されている場合が多くあります。生産管理の属人化を解消するには、業務の見える化や共有が大切です。多様な業務を一括管理でき、各工程を可視化したうえで社内に共有できるので、業務の属人化を防ぐ効果を期待できます。作業進捗や設計図面といった情報がデータ化されることで、管理もしやすくなる傾向があります。

 

3.見直しと改善を行う

属人化の解消策を講じた後は、経営層も交えた定期的な見直しによる業務改善が求められます。生産管理を業務標準化した後でも、属人化した状態に戻る可能性があるためです。情報の更新や状況に応じて、より効率的な管理のために見直しや実行、改善をし続ける必要があります。

生産管理ができる社員を増やすといった教育面のケアも欠かせません。社員教育を実施して、特定の社員以外にも生産管理の業務まで任せられるようにしておく必要があります。社員教育を継続して実践することで社員のスキルアップにも繋がるのです。

4.生産管理における属人化の解消をサポートするおすすめの生産管理システム

ここからは、生産管理における属人化の解消をサポートするおすすめの生産管理システム「TECHS‐S NOA(テックス・エス・ノア)」と「TECHS‐BK(テックス・ビーケー)」について解説します。

個別受注生産に特化したクラウド対応の生産管理システム『TECHS-S NOA』

TECHS‐S NOAは、個別受注生産に特化した、クラウド対応の生産管理システムです。クラウド環境で利用できることから、短期間でサービスの利用が開始できます。利用料はサブスクリプションモデルのため、導入コストを抑えたシステム利用が可能です。

生産管理システムとして、次のような特徴があります。
● 部品マスタなどの事前登録なしで運用可能
● CADやExcelから部品表データを取り込める
● 転記作業の事務工数を削減
● 仕掛中の原価と完成時予測原価をリアルタイムに把握
● ユーザーが利用できるデータ抽出&帳票レイアウトツール(EUC Tool)を標準装備
● Webブラウザ対応で操作が簡単、複数の画面を並べて表示も可能

TECHS-S NOAの導入によって、個別受注生産を行う製造業において、情報の見える化、見せる化、全社員のやる気を引き出す効果を期待でき、属人化した業務の洗い出しや解消方法の実行をITの力で助けます。
TECHS-S NOAについて、詳しくは詳細ページからカタログ資料を無料でダウンロードしてご覧ください。

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多品種少量型の複雑になりがちなデータを一元化『TECHS-BK』

TECHS-BKは、TECHS-Sと同等の機能を持ちながら、多品種少量型の部品加工業向けに開発された中小企業のための生産管理システムです。次のような機能があります。

● 受注から生産、売上までの一元管理
● 品番マスタ登録なしでの運用
● バーコードハンディターミナルによってリアルタイムの進捗状況把握
● 得意先からの受注データ取り込み
● 商品の図面参照機能によって過去画面の素早い引き出しが可能
● 先行製番にも対応

TECHS-BKの導入によって、多品種少量型の部品加工業における受注から生産、売上まで一元的に管理できます。バーコードハンディターミナルによってリアルタイムに進捗状況を把握可能です。
TECHS-BKについて、詳しくは詳細ページからカタログ資料を無料でダウンロードしてご覧ください。

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多品種少量生産の中小企業向け生産スケジューラ『Seiryu』

Seiryuは、中小企業の現場を「見える化」「最適化」「整流化」する多品種少量生産向け生産スケジューラです。次のような機能があります。

● 生産工程のスケジュールを見える化
● 機械の割り当てスケジュールを最適化
● 特急品の予定変更もすぐさま整流化
● 計画業務の属人化を解消

Seiryuの導入によって、機械の割り当てや納期調整などのスケジュール管理を、ワンクリックで効率的なスケジュールへと変更可能です。
Seiryuについて、詳しくは詳細ページからカタログ資料を無料でダウンロードしてご覧ください。
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4.生産管理で起こり得る属人化は生産管理システムやツールで防ぐことができる

製造業では特に注意したい、生産管理で起こり得る属人化。業務の属人化によって、組織の生産性の低下や規模拡大に対応できないなどの問題があります。生産管理で起こり得る属人化を解決するには、業務の洗い出しや解消策の実行など、ある程度のスキルやノウハウが必要です。また、属人化を防止するためのシステム・サービスの導入も不可欠であるといえます。

本記事では、生産管理で起こり得る属人化を解消する手段として、個別受注生産に特化したクラウド対応の生産管理システム「TECHS-S NOA(テックス・エス ノア)」と多品種少量型 部品加工業向け生産管理システム「TECHS-BK(テックス・ビーケー)」の2つをご紹介しました。生産性向上にも繋がる点もメリットです。生産管理システムの比較検討時は、これらのシステムを活用して、生産管理における属人化の脱却を実現させてください。

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