コラム

「業務効率化とは」篠田 光貴2021.10.26

こんにちは。ITコーディネータの篠田 光貴です。
今回は、業務効率化するためのポイントについてお話させていただきます。

 

1.業務効率化とは
2.業務効率化するためのポイント

1.業務効率化とは

「業務効率化」とは、仕事を進めていく中で余計な作業を省き、業務改善をおこなっていくことです。
業務プロセス内の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出し、それらを改善・削減し、業務時間内に、より効率的に成果を上げるために必要な活動であると考えられます。

 

昨今、今までにも増して「業務効率化」が注目されており、その要因として、下記の理由などが挙げられます。
・働き方改革による労働環境の整備
・少子高齢化による労働力の低下
・新しい生活様式に伴う、従来の働き方からの移行

 

業務効率化を図るためにはどうすればよいのでしょうか。

2.業務効率化するためのポイント

業務効率化をするためには6つのポイントがあります。


(1)現在の業務を正確に把握する
業務改善を進める上で、現在の業務を正確に把握することはとても重要です。
業務フローなどを用い、「業務の見える化」をすれば、どこに課題があるかを把握しやすくなります。

 

(2)業務が本当に必要なのか疑いの目をもつ
業務を把握したうえで、現在の業務をもう一度見直してみてください。
不要な業務はないか、過剰品質になっていないか、本当に人の手が必要な業務なのか。
改善4原則「ECRS(イクルス)」にあてはめて検証してみることもオススメです。

 

(3)ボトルネックの特定、共有をする
業務改善をするうえで、ボトルネックになっている業務が必ずといってもいいほど出てきます。
ある部署だけの問題だと思っていたら、「自部署の業務が他部署へ影響を与えていた」ということも。
業務効率化は全体最適を行う必要があります。
課題は共有し、俯瞰的な目で見ることが必要です。

 

(4)情報のアンテナを伸ばしておく
昨今では、ITの他にもAIやIoTツールが続々と発売されています。
現状の課題を正確に把握し、ITツールやAI、IoTツールを導入して効率化を図ることも視野にいれ、最新情報を仕入れることも必要です。

 

(5)目的と手段を混同させない
よく陥るポイントの1つが「目的と手段」を混同してしまうことです。
最終目標の目的を明確にし、手段の遂行を目的化してしまわないように、目的に立ち返ることが必要です。

 

(6)ムリのない範囲での実施
業務改善には痛みが伴うという言葉を聞いたことがあります。
しかし、業務が混乱し「ムリ」「ムダ」「ムラ」が増えるようでは本末転倒になってしまいます。
実現可能な体制の整備、業務フローの構築、実施可能な時期などを見極めて実行することが重要です。

 

(7)業務効率化のその先は…
業務効率化されたその先には、多くのメリットが待っています。
・作業に必要な時間が削減され、コスト削減が見込まれる
・労働環境の改善がされ、社員のモチベーション向上、満足度向上が見込まれる
・業務効率化により生み出された時間を使い、新しいことにチャレンジできる、など

 

今までは必要な時間だと思っていたものを業務効率化により削減し、新しく生み出された時間を使い、生産性の向上や会社の組織強化、企業のブランド向上など、より付加価値の高い業務への移行、新しい業務の実施ができます。

 

付加価値の高い「業務の遂行」「サービスの提供」「企業・人材の確立」
これが、業務効率化のその先にある未来だと考えます。

テクノアでは、中小企業診断士やITCによる業務改善のご支援、ITツールやAI、IoTソリューションでの業務改善のご提案を行っております。
お気軽にお問合せください。

 

 

氏名:篠田 光貴(しのだ みつたか)

所属:ブランディング戦略室

 

2007年3月入社。
入社以来、東海地区を中心に生産管理システム「TECHSシリーズ」の営業に従事。
IT利活用での効率化はもとより、お客様の企業変革を行う仕組みのご提案をいたします。

(株)テクノア 篠田