整理:必要なものと不要なものに区別して不要なものを処分すること
いつか必要と思って保存しているファイル、内容を変更し別名を付けて保存したファイルはありませんか。
私もいつか見るかもと思って残しておいたファイルを、ある日思い立ってまとめて削除することが少なくありません。その時は必要と思っても、使わないものは断捨離しましょう。
判断に迷う場合は、フォルダを分けて、期日を決めて定期的に見直しをかけることが大切です。
整頓:必要なものを使いやすい場所にきちんと置くこと
必要な情報の保存場所・保存方法のルールを決めます。
データファイルの場合は、ファイル保存の形式、命名ルールの体系化を行います。
図面の場合は命名ルールを統一することで、ファイルを検索することが容易になります。
保存場所に関しては、皆さま工夫されている部分かと思います。
得意先別機種別に階層を設ける、図面だけを集めたフォルダを準備して検索を容易にする等が考えられます。
清掃:身の回りのものや職場をきれいにし、いつでも使えるようにすること
整頓で決めた保存場所、保存方法のルールを決めます。
特に情報の場合は品質が劣化するわけでなく永続的になるので、有形物の管理に増して定期的に不要な情報の削除していく必要があります。
清潔:整理・整頓・清掃を維持し、誰がみてもきれいでわかりやすい状態に保つこと
整理・整頓・清掃の状態を維持することが大切です。
日々の忙しさで、つい疎かになってしまうことは誰にでもあることです。
定期チェックを行うことで振り返りを行うことが大切です。
躾:職場のルールや規律を守り、習慣づけること
ルール付け、習慣化。全員がルールを守っていただくことが大切です。
ファイル保存例のイメージをマニュアルに組み込む、チェックリストの作成などは人が入れ替わっても管理を継続できる仕組み作りが躾となります。