コラム

「パソコンの中身も3Sを!」2021.06.01

こんにちは。TECHS事業部 製品開発2課の安井と申します。

皆様、パソコンの中のファイルやデータは、散らかっていませんでしょうか?
上図のようにデスクトップ上がExcelなどのファイルで埋め尽くされていたり、普段パソコンで作業する時、「あのExcelの資料はどのフォルダに保存されていたかな・・・?」と何分も探したりすることはないでしょうか?
その場では数分で済むかもしれませんが、積み重なるとそれなりの時間を浪費していることになります。
そこで今回は、ファイル・フォルダの整理整頓の仕方について、ご紹介させていただければと思います。

 

1.整理:要るファイル・要らないファイルを明確に

2.整頓:フォルダ名の先頭に半角英数字をつける

3.清掃:整理整頓された状態をキープする

1.整理:要るファイル・要らないファイルを明確に

デスクトップ上にファイルを置けばすぐアクセスできて便利ですが、置きすぎるとパソコンの起動(立ち上げ)に時間がかかる一因にもなります。

また、ふとした時に盗み見られて情報が漏洩する可能性もあります。
デスクトップ上には最低限のファイルだけを置いて、決められたフォルダに保存するようにしましょう。

様々なファイルが保存してあると、探しているファイルがパッと見つからない、あるいはどれが必要なファイルで、不要なファイルなのかも判別しづらいです。

フォルダ内も上図のように様々なファイルが保存してあると、探しているファイルがパッと見つからない、あるいはどれが必要なファイルで、不要なファイルなのかも判別しづらいです。

同じようなファイルが複数あるとき、どれが最新か分かるようにファイル名に年月日を入れるなどして、いつ作成したものか分かるようにしましょう。
同じようなファイルが複数あるとき、どれが最新か分かるようにファイル名に年月日を入れるなどして、いつ作成したものか分かるようにしましょう。
古いファイルや、まだ削除せずに残しておきたいファイル等は、「Old」フォルダを作り、その中に一時保存することも有効です。

古いファイルや、まだ削除せずに残しておきたいファイル等は、「Old」フォルダを作り、その中に一時保存することも有効です。

2.整頓:フォルダ名の先頭に半角英数字をつける

日本語のフォルダ名だと順番がバラバラになり、探しづらくなりますが、図のように先頭に番号をつけたり、アルファベットをつけたりすることで、探しやすくなります

日本語のフォルダ名だと順番がバラバラになり、探しづらくなりますが、図のように先頭に番号をつけたり、アルファベットをつけたりすることで、探しやすくなります。

こうしておけば、図の例で営業フォルダを開きたいときは、キーボードで「e」と打つことで、営業フォルダが選択された状態になり、Enterキーを押すだけで開くことができます。

図の例ではフォルダ数は少ないですが、フォルダ・ファイル数が多いとき、マウスホイールをスクロールして探し出して・・・という手間が省けますね!

 

「目当てのファイルになかなかたどり着かない!」「マウスをクリックする回数が増えて面倒!」

 

そんなときは、「ランチャーソフト」や、Windows10のスタートメニューのピン止め機能などを活用しましょう!

ランチャーソフトとは、登録しておいたソフト・アプリをすばやく起動するためのソフトです。

フリーのランチャーソフトも多くあるため、それを導入するのも一つですし、Windows10の標準機能でも、実は似たようなことが可能です。

 

まず、ピン止めしたいフォルダやソフトがある場所をエクスプローラで開きます。

ピン止めしたいフォルダやソフトがある場所をエクスプローラで開きます
次に、ピン止めしたいフォルダ上で右クリックして、「スタートメニューにピン留めする」をクリックします。

(スタートメニューから、ピン留めしたいソフトのアイコン上で右クリック→「スタートにピン留めする」でも構いません。)

ピン止めしたいフォルダ上で右クリックして、「スタートメニューにピン留めする」をクリックします

これで、スタートメニューから、よく使うフォルダやソフトに簡単にアクセスできるようになりました!

これなら、デスクトップに大量にショートカットを作る必要がなくなりますし、クリックのしすぎで腱鞘炎にならずに済みますね!

3.清掃:整理整頓された状態をキープする

ファイル・フォルダの整理整頓できればハイ終わり、ではなく、このきれいな状態を保つことが大切です。

ひな型ファイルなどが古くなっていないか定期的にチェックして、見直すようにしましょう。

容量を確保するという意味でも、「○年取り出さなければ不要」と決めて不要なファイルを放置しないようにしましょう

ファイルは日々増えていきます。先ほどご紹介したOldフォルダ内もファイルが溜まっていくでしょう。

容量を確保するという意味でも、「○年取り出さなければ不要」と決めて不要なファイルを放置しないようにしましょう(ディスク容量が不足すると、パソコンの動作が遅くなる一因にもなります)。

 

ここまで、ファイル・フォルダの整理方法について、ご紹介させていただきました。

 

今回ご紹介した内容はあくまで一例ですので、皆様が使いやすいよう、命名ルール等はアレンジして、整理していただければと思います。

作業現場だけでなく、パソコンの中身も3S(整理・整頓・清掃)を心がけて、身近なところから作業効率を上げていきましょう!