コラム

「業務分析における具体的な他社活用事例」 渡邉 駿2020.07.21

皆さん初めまして。渡邉 駿と申します。
私は生産管理パッケージ「TECHS-S」のカスタマイズSEとして、

お客様のご要望に合わせたソリューションの提供を行っております。
今回は、業務改善についてお話しようと思います。

 

1.業務改善の手順とは
2.業務分析に必要な要素
 2-1.外部環境情報と内部環境情報
 2-2.多面的な分析視点
3.参考事例

1.業務改善の手順とは

ITコーディネータ協会で定めている業務改善の手順は、以下となります。

 

①課題の明確化
②業務分析
③目標の策定
④業務改革の実施
⑤業務改革の評価

 

今回は、②業務分析に注目していきたいと思います。

2.業務分析に必要な要素

2-1.外部環境情報と内部環境情報

 

業務分析には、以下の2つの情報収集・分析が必要です。

 

(1)外部環境情報の収集・分析
(2)内部環境情報の収集・分析

 

(1)は他社の先行事例を調査し、自社の課題へ適用できるかを評価します。
(2)は現行の業務で発生している課題の背景や原因は何かを把握します。

例えば、業務改善の課題に、現行システムの運用に関するものがあった場合、

「今のシステムではこういうことはできないのか?」という声があがります。
その結果、「今のシステムにはこの機能がないから、改良すればいい。」という結論が出るとします。

しかし、その結論が最適なものか、ということを一度立ち止まって検討することも重要です。
システムの改良を行うと、以下のデメリットが生じます。
 ・費用がかかる。
 ・そのシステムがパッケージの場合、独自仕様が追加されることで、バージョンアップ費用がかかる。

  最悪の場合、バージョンアップができなくなる。
 ・システムの操作方法が変わることで、現場に混乱が生じる。
このデメリットを避けるために、再検討するうえで重要となってくるのが、(1)外部環境情報の収集・分析です。

 

 

2-2.多面的な分析視点


他社事例を知ることで、自社の課題解決につながる情報を得られる可能性が高くなります。

他社事例には、同じパッケージを使用している同業他社の事例、というものがあると、更に有効な情報となります。

システムの改良をせずに、今のままの資産を最大限に活用することで、業務改善だけでなく、費用やリスクを抑え、

IT成熟度の向上にもつながります。
例えば、TECHSでは、標準機能を有効活用している事例を紹介しています。
また、サポートセンターにご相談いただくことで、現行システムの使い方に関するアドバイスをご提供させていただいております。

最大限有効活用をしていただくための、アフターフォローが充実したIT資産の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

3.【参考事例】

注文書の発送作業が課題であったとします。

 

■現行の作業手順
システムから注文書を印刷→FAXまたは封筒で発送
 

■課題
システムによる作業と、手作業による作業が混在し、注文担当者が単純作業に時間をとられます。

結果、以下の問題が生じます。
 ・本来の仕事ができない
 ・ミスが発生しやすい

 

■解決案
この問題を解決するために、現行のシステムに「自動で注文書を発送できる仕組み」を
カスタマイズ追加するという案が出ます。

 

■カスタマイズ追加による問題
この仕組みをカスタマイズによる自社独自仕様で追加を行うと、以下の問題が生じます。
 ・導入費用がかかる(ベンダーSEとの打合せ、システム改修費用、運用変更の社内周知)
 ・今後のシステムバージョンアップへのリスク
 ・導入まで時間がかかる

 

■解決策
上記の問題点を解決するために、現行システムに影響なく、導入時間もかけずに仕組みを追加できると、

最も安全かつ費用を抑えた解決となります。

 

ここでご紹介するのは、TECHSのオプション機能「BtoBプラットフォーム」です。
以下、導入事例です。

BtoBプラットフォーム導入事例 株式会社NISSYO様
 https://btob-torihiki.technoa.co.jp/case1
 

 

 

氏名:渡邉 駿(わたなべ しゅん)

所属:(株)テクノア TECHS事業部 開発部

 

SEとして生産管理システムのカスタマイズ、および導入前の提案に携わっております。

システムを効果的に利活用していくための課題解決を行っております。

SE経験を活かしたIT利活用を提案していきます。
(株)テクノア 渡邉