システムが後押し！事務作業の効率化
著者：伊藤 瑞穂（いとう みずほ）
2017年12月入社
現在は、主に機械・装置製作の中小企業様向けに、
生産管理ソフトTECHSの導入支援を行っております。
経営と現場の皆様がITを道具として上手に使いこなし、
利益を上げ成長していかれることを願い、
メリハリをつけたITの利活用をご提案します。
TECHS事業部 関東顧客支援課の伊藤 瑞穂と申します。
業務改善のご支援をさせていただいております。
『事務作業の効率化』を改善対象の１つに掲げている企業様は多いように思われます。
システムを活用した『事務作業の効率化』による効果をお伝えいたします。
1.コスト削減
突然ですが、月末月初や繁忙期など事務作業が集中した場合、
どのように対応されているでしょうか。
残業や人手を増やして対応する場合、その分、人件費が膨らんでしまいます。
また、手書きの紙伝票や関連部署への配布資料などの消耗品に関しても、
日常的に発生し続けることで膨大な費用となり得ます。
TECHSの導入により、例えば、手書きの受注処理をデータ取込にて対応したり、
配布資料は印刷せずに共通のシステムで確認するなどの改善をすることで、
「従来の事務作業時間を約79%削減できた」という事例もございます。
2.作業品質の向上
事務作業は社内外に対して安定した品質と対応を求められます。
手書きや口頭による人為的なミス、急ぎ対応などによる作業品質のムラは、
二度手間を発生させたり、関係者からの信頼感を損ないかねません。
作業品質の向上は、自社事業をしっかりと支え、組織の信頼性を高めることに繋がります。
3.データの活用
紙資料やExcelでの多重管理により、「必要なデータをすぐに確認できない」
「集計に時間がかかる」「データの精度が粗い」というお困りの声をよくお聞きします。
システムにより事務作業を効率化することで、電子化されたデータを活用することができます。
TECHS導入企業様からは、「過去のデータを検索しやすくなった」
「資料作成が楽になった」とお喜びの反響をいただくことが多いです。
4.意識の変化
ルーティンワークの多い事務作業は淡々と進められる仕事と思われがちですが、
突発的な対応や煩雑な処理に追われ、心身ともに疲労が溜まってしまうことがあります。
事務作業を効率化して計画的に仕事を進められるとストレスが緩和されます。
また、日々の業務により「効率化」が習慣になると、さらに効率を上げるため、
関連部署などを巻き込んだ改善活動に取り組み始める企業様もございます。
ひとことで『事務作業の効率化』と言っても改善できる効果は多岐にわたります。
皆様の継続的な業務改善に貢献できますと幸いです。
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