コミュニケーション改善から業務効率化！～気軽に活用できるITツールをご紹介～《先義後利》
著者：佐々木 靜（ささき しずか）
入社から7年間、TECHSの運用指導を担当しておりました。
ユーザー様に様々なことを教えていただき、仕事の楽しさを実感。
このご恩を返すため、中小製造業様のお役に立つためには？と考え、中小企業診断士を志しました。
システムをきっかけに、現場と経営をつなぎ、中小製造業様にもっと元気になっていただくために活動中です。
こんにちは、佐々木 靜と申します。
今年の5月より中小企業診断士として正式に登録されました。
駆け出しではありますが、中小企業診断士コラム『先義後利』の連載を通じて、
少しでも中小製造業様のお役に立ちたいと考えています。
1.求められる業務効率化
2020年4月より働き方改革関連法案の1つである「時間外労働の上限規制」が中小企業でも義務付けられ、
業務改革が待ったなしの状況となってきました。
これに加えて、人材採用による人手不足解消も難しい状況のため、今まで以上に業務効率化が求められています。
業務効率化で最初に着手すべきこと、それはミス・トラブルを無くすことです。
そのためには、伝達ミスや連絡漏れなど、コミュニケーションミスの撲滅が重要です。
2.コミュニケーション改善に役立つIT
今日はコミュニケーションの改善に役立つITについて考えていきたいと思います。
コミュニケーションを円滑にするには、内容自体もさることながら、タイミングも重要です。
しかし、相手が手を離せない仕事をしている、外出をしているなど、
タイミングを合わせるのが難しいことがあります。私自身も外出が多い業務のため、
社内のメンバーと対面でのコミュニケーションを図ることが非常に難しく、
以前はもっぱらメールを利用していました。
しかし、1日のメールが数百通も届き、以下のような問題が発生していました。
・社内の通達やお客様からの重要なメールが埋もれてしまう
・メールの宛先を間違って送ってしまう
・メールチェックのためにPCを操作するためのまとまった時間が必要となり、帰宅後の残業が発生する
このような問題に対して活用できるビジネス向けITツールの代表的なものに、グループウェアがあります。
グループウェアはメッセージ送信、電子掲示板(BBS)、ファイル共有、ドキュメント共有、スケジュール共有、
ワークフロー(電子承認)、テレビ会議など、情報共有やコミュニケーションを活性化する様々な機能を持ちます。
前掲した問題は、これらの機能で以下のように解消することができます。
・個人のやり取りはメッセージ、周知事項は電子掲示板で連絡し、重要事項の見落としをなくす
・社内連絡は社内のメンバー間のみ利用可能なグループウェア、お客様への連絡はメール、
と使い分けることで、誤送信のリスクを軽減する
・インターネットにつながれば、スマートフォンやタブレットから開くことができるため、
移動中の隙間時間を有効活用することがでる
このように、グループウェアはとても便利なITツールですが、多機能になれば価格も高くなります。
一方、価格が手頃なものを選ぶにも種類・機能が様々で、本当に自社にあったものを選ぶには、
大変な労力が必要です。
3.中小製造業に特化したコミュニケーションツール
グループウェアの課題を解消できるITツールとして期待できるのが、
機能を特化したコミュニケーションツールです。
グループウェアより機能を限定することで、導入準備の手間と費用を抑えて利用ができます。
また、スマートフォンやタブレット型端末からも利用できるものを選択することで、
外出先でも簡単に利用することができますし、データをクラウド上に持つサービスを
選択することで、自社内でのサーバ設置や管理の手間が不要となります。
ハードウェアへの新たな投資が不要であるため、システム専任者がいない中小企業にも
導入のしやすい気軽なITツールと言えるでしょう。
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