エクセルで生産管理システムを作る方法｜コツやメリット・デメリット

「エクセルで生産管理システムは作れる？」この疑問を解決するため、本コラムでは、エクセルを活用した生産管理システムの作成方法やコツ、さらにそれを運用する際のメリットとデメリットについて解説します。低コストで手軽に始められる点が魅力のエクセルによる生産管理ですが、運用を始める前に知っておくべき重要なポイントをお伝えします。

エクセルを使った生産管理のメリット・デメリット

エクセルを利用して生産管理を行うことの利点は、コスト抑制が図れ、多くの担当者が基本操作に慣れ親しんでおり、他のツールとの連携が可能なことです。
その一方で、同時編集の難しさやデータが増えるとパフォーマンスが低下する、属人化や予期せぬ編集によるデータ破損のリスクなどがデメリットとして挙げられます。これらのメリットとデメリットを解き明かし、エクセルを利用した生産管理の現実的な運用方法を探求します。

エクセルを使って生産管理をするメリット

生産管理の分野においてエクセルを用いるメリットは大きく分けて、2点あります。
経済的なコストの抑制と異なるシステムとの連携の容易さです。
現在使用中のPCにエクセルがインストール済であれば、追加のコストなしで生産管理の基盤として利用可能です。新規に導入するケースでも、専門的な生産管理システムに比べれば初期コストを大幅に削減できます。
また、エクセルの操作に精通しているユーザーは多く、教育の手間やコストも最小限に留めることが可能です。加えて、エクセルからCSVなどの汎用性の高いファイル形式でデータを出力し、他のソフトウェアやシステムとスムーズに連携することができるため、異なるプラットフォーム間でのデータ共有や処理も効率的に行えます。これらの点から、エクセルは生産管理を行う上で柔軟かつ経済的な選択肢として優れています。

エクセルを使って生産管理をするデメリット

エクセルは生産管理に活用できる反面、明確なデメリットも存在します。
第一に、同時編集が難しい点です。複数人でのファイルの編集が同時に行えないため、一人がファイルを開いている間、他の利用者が編集できないという制約があります。生産管理にかかわるデータ入力を複数人で行う前提の場合、まずこの点が障害となります。
後述の属人化にも関わりますが、誤ってマクロやデータの削除・編集が行われ、データの整合性が取れなくなるリスクがあることも注意が必要です。
次にデータ量の増大に伴う処理速度の低下です。エクセルファイル内のデータが大きくなるにつれて、処理速度は遅くなり長期間の生産データ蓄積はパフォーマンス低下の原因となります。
最後に、ファイルの属人化の問題があります。生産管理に特化したマクロや複雑な関数を使用すると、元の作成者でなければファイルの修正やメンテナンスが困難になります。エクセルの技術的なノウハウが作成者に集中すると、その人の在籍やスキルレベルに依存することとなり、生産管理システムの質や持続可能性に影響を与えかねません。
これらの点は、エクセルで生産管理を行う際に慎重に考慮すべきデメリットと言えます。

エクセルを使った生産管理システムの作り方とポイント

エクセルで生産管理システムを構築する際は、初心者にも親切なテンプレートの活用を推奨します。
また、効果的なシステムを築くためには、各工程の詳細、期間設定、責任者などを記載しましょう。見やすくわかりやすい設計を心がければ、全員が容易にアクセスし情報共有が可能となります。本項では、エクセルを用いた生産管理システムの構築法と成功のポイントについて詳しく解説します。

エクセルで生産管理システムをつくる方法

エクセルで生産管理システムの構築を行う際には、初めての方でも容易に取り組めるよう、インターネット上で提供されているテンプレートの利用を推奨します。
テンプレートを活用すれば、必要な情報を入力するだけで基本的な生産管理表が完成します。重要なのは、エクセルのシートに各工程の作業内容を洗い出し、具体的にリストアップすることです。
特に、工程ごとの担当者や作業の開始日と終了日の設定は、責任の所在を明確にし、プロジェクト管理を円滑にするために重要な情報です。工程の粒度を設定する際には、担当者が変わるタイミングに注意を払い、期間設定には余裕を持たせることが肝要です。
これらの基本項目を網羅すれば、エクセルで生産管理システムを作り上げることができるでしょう。

エクセルを使って生産管理をする際のポイント

エクセルを使って生産管理をする場合、まず、シートは視認性を高め、直感的に理解できるように整え、経験が浅い担当者でも迷わずに作業できるようにしましょう。
専門用語を避けた表現や、シンプルな操作手順も重要です。
また、エクセルファイルの共有と情報のアップデートは、プロジェクトの進行においてキーとなるため、完成した生産管理表はタイムリーに関係者全員に共有し、更新情報が確実に行き渡るようにアナウンスしましょう。そのためには、共有サーバーを利用したファイル管理や、クラウドストレージを活用してファイルへのアクセスを容易にするなど、情報共有を徹底する工夫が必要です。エクセルで作成した生産管理システムがその真価を発揮するためには、使いやすさと共有の簡便さを考慮した設計が求められます。

エクセルを使った生産管理システムの例

エクセルの柔軟性は生産管理の現場で真価を発揮します。テンプレートを基に、必要に応じてさらにブラッシュアップし、独自の操作性や機能性を持たせた生産管理システムへと進化させることができます。本項では、エクセルを用いた生産管理システムの具体的な事例と改善のポイントを詳しく紹介します。

エクセルで生産管理システムを構築する際に活用できる機能として、ガントチャートの作成が非常に有効です。エクセルの条件付き書式や棒グラフを使って、入力データをガントチャートに変換しましょう。ガントチャートは作業の進捗を時系列で分かりやすく可視化したツールで、一目で生産状況の把握が可能となるため、プロジェクト管理における視認性の高い資料として重宝されます。

加えて、エクセルの計算式やIF、VLOOKUPなどの関数を使えば、煩雑な計算やデータ抽出を自動化できます。これらの関数を駆使することにより、データ管理の効率が大幅に向上し、精度の高い生産管理に寄与します。

生産管理に使える関数一覧

マクロ機能もまた、生産管理システム構築には欠かせません。マクロとは、ユーザーの一連の操作を記録し、その操作を自動で再現できるようにするエクセルの強力な機能です。繰り返し行うデータ処理をマクロによって自動化することで、生産管理の作業効率を大幅に向上させることが可能になります。これにより、エクセルは単なる表計算ツールから、複雑なプロセスを持つシステムへと変貌を遂げるのです。

エクセルのデメリットを補える生産管理システム

エクセルでの生産管理には、同時編集の不可やデータ量増大による処理速度の低下といった問題があります。これにより、多くの企業が生産データの蓄積に伴うパフォーマンスの低下や、ファイル管理の属人化に頭を悩ませています。
こうした課題を解決するには生産管理システム導入を推奨します。多くのシステムが、エクセル管理の欠点を克服し、生産管理専用にデータを最適化かつ効率的に一元管理できるよう設計されています。

【クラウド対応】個別受注型に特化した生産管理システム「TECHS-S NOA（テックス・エス・ノア）」

「TECHS-S NOA」は個別受注型製造業に特化したクラウド対応の生産管理システムです。クラウド環境でご利用できるため、初期費用の負担も少なく、短期間でサービスの利用が開始できます。受注から売上まで販売管理・生産管理に必要な機能が実装しているため、データの転記作業なども負担も軽減できます。また、ユーザーが利用できるデータ抽出＆帳票レイアウトツール「EUC Tool」も搭載しているため、データ分析も簡単に行えます。

クラウド型生産管理システムのTECHS-S NOA

多品種少量型に適した生産管理システム「TECHS-BK（テックス・ビーケー）」

「TECHS-BK」は多品種少量型製造業に特化したクラウド対応の生産管理システムです。受注から生産、売上まで一元管理ができ、データ抽出＆帳票レイアウトツール「EUC Tool」を活用した帳票作成なども行えます。受注や内示データの取込にも対応しているため、データの転記作業などにかかる事務工数も削減できます。

生産管理システムのTECHS-BK

Excel管理に課題や限界を感じたら生産管理システム導入を

エクセルの使い勝手の良さには多くのメリットがある一方で、同時編集の不可、データ増大に伴う処理速度の低下、属人化などのデメリットがあり、生産管理の現場ではこれらの課題が顕在化してきています。
特に、チームでの同時作業の需要が高い中、こうした問題は企業の成長を阻害する可能性を秘めています。そこで解決策として「TECHS-S NOA」や「TECHS-BK」のような生産管理システムの導入が推奨されます。
これらのシステムは、エクセルの課題を補い、受注から売上までを一元管理できる機能を備え、データの整合性や細かな管理が可能になります。生産管理システムを導入することで、業務効率は飛躍的に向上し、さらなるビジネスの成功を見据えることができるでしょう。