コラム

第15回「Power Queryでシステム導入時のデータ整備が簡単に!」2021.01.14

システムを導入する際、壁となる作業の一つがデータの整備です。
「Excelにまとめていてデータはあるけれど、そのままの形式では使用できないから、別の形式に直さなければいけない・・・」

「前システムからデータの抽出はできたけれど、件数が膨大で、形式を整えるのに手作業では何十時間もかかる・・・」

そんなお悩みをお聞きすることは珍しくありません。
今回は、そんなときに役立つExcelの活用方法をご紹介いたします。

 

1.システム導入の際に発生したデータ整備に関する、とある企業様のお悩み
2.効率化のためにマクロを作成してみたものの・・・?
3.Power Queryを使えばマウス操作でデータ整備が簡単に!

 

1.システム導入の際に発生したデータ整備に関する、とある企業様のお悩み

【内容】
これまでは、Excelで受注品目別の加工工程を、見やすいように横並びに作成していた。
このデータをシステムに登録して使用したいが、そのままの形式ではシステムに取り込みできないため、下記のような1列目と2列目以降が対応したデータに変換して取り込みできるようにしたい。

 

下記のようなデータに変換して取り込みできるようにしたい。

 

2.効率化のためにマクロを作成してみたものの・・・?

この話を聞いた時、Excelのマクロならばできるのでは?と思ったので、実際に作成してみました。

結果、変換マクロを1時間で作成できましたが、作成にかけた時間を考えると効率化したとは感じられませんでした。

3.Power Queryを使えばマウス操作でデータ整備が簡単に!

そこで、マクロ以外にもっと良い方法はないものかと調べたところ、Power Queryであれば、マクロを使わなくても同じ内容が簡単に実現できることが分かりました。

 

【操作手順】※以下の手順はMicrosoft 365での操作を例にしています。

 

(1)「データ」の「テーブルまたは範囲から」を選択します。

1.「データ」の「テーブルまたは範囲から」を選択します。

 

(2)「テーブルの作成」で変換を行うデータの範囲を指定します。

2.「テーブルの作成」で変換を行うデータの範囲を指定します。

 

(3)列2以降の列を範囲指定し、「列のピボット解除」を行います。

3.列2以降の列を範囲指定し、「列のピボット解除」を行います。


(4)列1に対応した列2以降のデータが縦方向に変換されます。

4.列1に対応した列2以降のデータが縦方向に変換されます。

いかがでしょうか?
もちろん繰り返し行う作業や複雑な内容を行いたい場合等、マクロを使うと便利な場面は大いにあると思います。
ですが、こういった機能を知っておくと、いざという時の選択肢が増え作業時間の削減につながりますね。