仕事が早い人は「保存の瞬間」に考えている──製造業のためのファイル＆フォルダ整理思考法
著者：ものづくりコラム運営
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ファイル整理で仕事が楽になるかどうかは、操作ではなく「保存するときにどう考えるか」で決まります。
仕事が早い人ほど、特別なツールや高度な操作を使っているわけではありません。ファイルを保存するほんの一瞬に、「あとで迷わないか」「他の人でも判断できるか」を考えているだけです。本コラムでは、製造業の現場でよく扱う図面や見積書を例にしながら、ファイル名とフォルダをどう考えると業務がスムーズになるのかという、ちょっとしたヒントを整理します。
1.よくある“惜しい”ファイル保存
自分には分かるが、他人には分からない
まずは、多くの職場で見かける「惜しい保存」を振り返ってみましょう。
どれもよくある話ですが、積み重なると探す時間が増えていきます。
例えば…
📃図面.pdf
📃見積書_最新版.xlsx
📃A12345.pdf
保存した直後は問題ありません。
しかし時間が経つと、「どの案件のものか」「どれが正しいのか」を確認する手間が発生します。
この“確認のひと手間”が、業務をじわじわと圧迫します。
そもそも、そのファイルが「どこにあるか」が分からない
ファイル名以前に、
「そもそも、そのファイルがどこに保存されているのか分からない」
という状態に心当たりはないでしょうか。
製造業の現場では、次のようなケースがよく見られます。
■各担当者のパソコンに“個人保存”されている
・自分のデスクトップ
・自分のマイドキュメント
・自分しか見ない前提のフォルダ
その場では早く仕事が進みますが、「担当者が不在」「急ぎで内容を確認したい」といった場面で、途端に探せなくなります。
■ファイル名を直しても、場所が分からない
・名前は分かりやすくした
・しかし保存場所が人ごとにバラバラ
これでは、探す時間はあまり減りません。
■共有フォルダで「見える化」されていない
ファイルは、「誰が持っているか」ではなく「誰でもたどり着けるか」が大切です。
個人保存を前提にせず、
共有のフォルダ📁に置くことで、初めてファイルは“業務の情報”になります。
2.整理の出発点は「どう探されるか」
人はフォルダ構成を覚えていないと考えよう
ファイル整理を考えるとき、最初に意識したいのは「探す側の視点」です。
探す側の視点として
・保存した正確な場所
・フォルダの階層
を、ほとんど覚えていません。
一方で覚えているのは、
🔎取引先名
🔎図面か見積かといった資料の種類
🔎だいたいの時期
つまり、フォルダで大きく絞り、ファイル名で判断するのが前提になります。
3.ファイル名は「判断できる情報」を入れる
ファイル名のポイントは「完璧よりも、迷わないこと」
ここで大切なのは、
「きれいな名前」よりも「判断できる名前」にすることです。
製造業の現場では、図面番号や品番が判断材料になる場面も多くあります。ただし、同じ番号でも内容が違うケースがあるのも事実です。
だからこそ、
・番号だけ
・最新という言葉だけ
に頼らず、人が見て判断できる情報を少し補うことがポイントになります。
製造業で使いやすいファイル名の考え方
| 💡ポイント：番号＋αで迷いを減らす |
ファイル名に入れる情報は、すべて完璧である必要はありません。
目安は、「これだけ見れば中身を開かなくても想像できるか」です。
考え方の例
✅取引先名
✅資料の種類（図面・見積など）
✅内容（品名）
✅必要に応じて番号や版数
例
📃A12345_○○工業_ブラケット図面_v3.pdf
📃2025-01_△△製作所_見積書_改定1.xlsx
番号はあくまで補助情報の一つ。
判断しやすさを優先するのがコツです。
情報は、すべてファイル名に詰め込まなくていい
ファイル名を分かりやすくしようとして、つい情報を入れすぎてしまうことがあります。
たとえば、
・取引先名
・図面番号
・内容（品名）
・日付
・版数
すべてを入れると、長くて読みにくいファイル名になりがちです。ここで考えたいのが、「どの情報をフォルダで管理し、どれをファイル名で持つか」です。
| ■フォルダで管理しやすい情報 |
| ・取引先名 ・案件名、案件番号（製番） ・年度・期間 |
| ■ファイル名で判断したい情報 |
| ・図面番号・品番 ・図面か見積かといった資料の種類 ・内容（品名） ・版数、改訂 |
【長すぎないことも、立派な整理】
ファイル名は、
🔎一覧で見たとき
🔎検索結果に並んだとき
に、一瞬で判断できることが大切です。
情報を削るのは手抜きではなく、分かりやすさを優先した設計と言えます。
フォルダは「分類」、ファイル名は「説明」
フォルダを見れば「どこの何の案件か」は分かるため、ファイル名には最低限の判断材料だけを残す。
この役割分担ができると、一覧表示でも迷いにくくなります。
・フォルダ：案件・取引先など大枠の分類
・ファイル名：中身を説明する役割
以下はあくまでも一例ですので、参考にご覧ください。
| フォルダ構成の例：案件・取引先など大枠の分類 | |
| 例① | 2025年度 └ ○○工業 └2512-0001（案件番号） |
| 例② | 〇〇工業 └2025年度 |
| ファイル名の例：中身を説明する役割 | |
| 例① | A12345_ブラケット_v3.pdf（図面番号＋品名＋版） A12345_見積書_改定1.xlsx （図面番号＋書類名＋版） |
| 例② | Z-A12345-001.pdf （子部品例：部品分類記号＋親の図面番号＋連番） |
| 例③ | Z123-0001_ブラケット.pdf（機種＋連番＋品名） |
4.フォルダ整理は「8割」で十分
完璧を目指さない
「ルールを決めると続かない」という声もよく聞きます。その場合は、頑張らない前提で考えることが大切です。
💡階層は深くしすぎない
💡迷ったら「どう探されるか」で判断
💡全員が同じ完璧さを求めなくていい
判断基準が共有されていれば、それで十分です。
整理は立派な業務改善！小さな工夫が、仕事の余裕を生む
ファイル名とフォルダの考え方を少し変えるだけで、
📌探す時間が減る
📌確認のやり取りが減る
📌引き継ぎが楽になる
といった変化が生まれます。
特別なツールも、大きな改革も必要ありません。保存の瞬間のひと工夫が、日々の業務を支えます。
5.まとめ
ファイル整理は、几帳面さや個人の努力の話ではありません。
「次に誰が、どう使うか」を考える業務設計の一部です。まずは次に保存する1ファイルから、少しだけ意識を変えてみてください。
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