データファイルの保存と印刷をスムーズに実行 | ショートカットキー

PCお役立ちスキル情報をご紹介。
今回は、ExcelやPowerPointなどのWindows Officeで業務をする際に覚えておきたいショートカットキーとして、「保存」と「印刷」の操作方法をご紹介します。
他にも、Windowsの共通操作や、Microsoft Officeで使用できる便利機能について「お役立ちPCスキル」の特集コラムでご紹介させていただきます。
ぜひ他の記事もご覧ください！

1.ショートカットキーで印刷

「印刷プレビュー」は、ドキュメントや画像を実際に印刷する前に、そのレイアウトやフォーマットを確認するため必要です。そこで、印刷に関連するショートカットキーを3つご紹介します。

①印刷プレビューの起動：「Ctrl＋P」

印刷プレビューを素早く呼び出すショートカットキーとして「Ctrl＋P」、または「Ctrl＋F2」を利用します。今回は、Excelの画面をサンプルに操作イメージの画像をご紹介します。

②ショートカットキーのガイドを表示した印刷プレビュー：「Art＋F＋P」

動きとしては、上記の「印刷プレビューの起動」と同じですが、表示した印刷プレビュー画面内にショートカットキーのガイド表示が可能になるのが、「Art＋F＋P」です。

③印刷の実行：「Art＋V＋P」

続いて、印刷プレビュー後に印刷を実行するショートカットキーが「Art＋V＋P」です。この機能を使用する場合、すぐに印刷が走ってしまうため、ショートカットキーの練習を行う際には印刷範囲や枚数にお気を付けください。

2.保存を簡単に実行するショートカットキー

次に、保存の処理を実行するショートカットキーをご紹介します。

①名前を付けて保存：「F12」

ExcelやWordなど新規ファイルを作成中に使用する「名前を付けて保存」を実行するショートカットキーが「F12」です。
ショートカットキーで実行することで、保存のためにマウスを使ってメニューを開いたり、コマンドを入力する手間が省けます。
 

「F12」キーを使用することで、作業中に不意のシステムのクラッシュやエラーが発生した場合でも、進行中の作業を即座に保存することができます。しかし、F12キーを使った保存機能は、すべてのアプリケーションや環境で利用できるわけではなかったり、意図せずに「F12」キーを押してしまい、作業の途中経過が保存されてしまうこともあるため、利用時には注意が必要です。
 

②上書き保存：「Ctrl＋S」

上書き保存をする際に覚えておきたいショートカットキーが「Ctrl＋S」です。
「Ctrl＋S」を実行することで、素早く上書き保存ができ、マウスを使ってメニューを開いたり、ファイル名を入力する手間が省けるため、非常に便利な機能です。
 

 

3.保存・印刷に関するショートカットキー一覧

今回ご紹介したショートカットキーは次の一覧となります。ぜひ今日からご活用ください！
 

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