『スモールスタート』がおススメです。
著者：竹野 純也（たけの じゅんや）
みなさん、はじめまして。ITコーディネータの竹野 純也と申します。
私は、TECHSをご契約いただいたお客様をご訪問し、TECHSで業務を行うまでの運用指導サポートを行う、顧客支援課という部署でお仕事させていただいています。
その中で、TECHSで業務を行っていただくまでに短期間で準備を終えるお客様と、すごく時間がかかってしまうお客様があります。
今日は、そのコツの1つとして「スモールスタート」という考え方をお話しさせていただきます。
1.スモールスタートとは
スモールスタートという言葉は、はっきりした定義がある言葉ではないので、私の言葉で説明すると、「小さい規模、コストで、小さい効果を早めに出す物事の始め方」です。
私がこの言葉を初めて聞いたのは、中小企業診断士の方と話していたときでした。
事業を始める際のことについて色々と話している中、「スモールスタート」という言葉が出てきました。
事業を始めるときは、やりたいことがたくさんあり、夢が広がっていることもあって、どうしてもたくさんのお金、時間をかけて準備をしたくなりますが、長く時間をかける中、途中で資金が底をついたり、モチベーションが下がってきたりしてしまいます。
また、いざ始めてみて軌道修正が必要になった場合、長く準備している程、修正にも時間がかかります。
最悪、事業を撤退しなければならない場合の損失も大きくなってしまいます。
それらの問題を解消してくれる考え方の1つがスモールスタートです。
2.スモールスタートのメリット
スモールスタートは、システム導入や事業を始める場合など、規模やコストが大きくなってしまいがちな物事に対しての考え方の1つです。
箇条書きになりますが、そのメリットとして、以下のようなことが言われています。
・一番やりたいことをピンポイントで始められる。
・人員、コスト、時間などを最小限で始められる。
・立ち上がり早く始められる。
・リスクが少ない。また、問題が発生した場合の影響も少ない。
・最初に理解しないといけないことが少ないので、メンバーの負担が少ない。
また、規模を拡大するときは、理解が進んでいるので、スムーズに展開できるようになる。
当社の活動としては、3S活動がスモールスタートになっていました。
勉強会などで学んだことを最初から全てやろうとすると、非常に労力がかかり、効果を実感するのにも時間かかって、やがて活動が廃れてしまいます。当社の3S活動のプロジェクトリーダーは、まず、不要なものを見つけたら赤札を貼る、というところから始めました。
そうすることで、プロジェクトのキックオフからすぐに活動が始まり、単純にインパクトがありました。
また、少しずつ増えていく赤札、対応方法が検討されるのを見て、すぐに効果を実感することができました。
3.TECHS導入におけるスモールスタートとは
上記の内容を踏まえて、TECHS導入時のスモールスタートのメリットは以下の通りです。
(1)早くTECHSが使えて、早く効果が出せます。
現在の状態や導入目的はお客様によって様々です。効果の出やすいTECHSの機能も様々です。
受注台帳を手書きしているというお客様は、TECHSで受注登録、売上登録をしていただくだけでも効果が出ます。
進捗管理を目的としているお客様は、作業指示書を発行して実績登録をしていただければ効果が出ます。
在庫管理や原価管理を目的とする場合は、ほぼすべての機能を使用する必要がありますが、それでも、まずは製品在庫から管理する、まずは外に出ていくお金を案件ごとに管理する、というように効果が出やすいところにフォーカスしていただくことで、スモールスタートは可能です。
(2)少ない労力でTECHSが使えるようになります。
時間をかけて準備していただいても、どうしても後から変更は発生します。
その時の変更を最小限にするのも、スモールスタートは有効です。
例えば、在庫管理を行うには、その在庫品の情報をTECHSに登録していただく必要があります。
図番や品名、型式はもちろん、どのような工程で製作するか、リードタイム、安全在庫数など登録すべき情報は多岐にわたりますが、入力テストや実際に使用していただく中で「この設定はこのように変更したほうがいいな」という箇所が出てきます。その変更を早めに気づいて、少ない労力で修正するためには、5点～20点程度の在庫品でテスト入力をする、メイン得意先の製品在庫から始めるなど、準備をし過ぎず「まずはやってみる」という考え方が重要になってきます。
(3)TECHSというシステムを理解していただいたうえで、使用範囲を拡大していくことができます。
TECHSの運用指導を始めた直後の、まだあまりご理解いただいていない時点で全体の絵を描いていただくのは難しいです。
まず、必要最低限の機能でTECHSを使用していただき、運用する範囲を広げていただきますと、その時には、TECHSの操作感やどのような情報を入力したらよいかをご理解いただいているので、新しいことを覚える負荷が少なくなります。
例えば、TECHS-S Ver6で発注・仕入情報、仕入情報の管理、在庫情報の管理、大日程スケジュール管理をしたい、というお客様でご相談の結果、
→第1次ステップ 発注・仕入の管理
→第2次ステップ 在庫管理
→第3次ステップ 大日程スケジュール管理
というようにスケジュールを引かせていただくことがあります。
ご相談の結果、最も必要性が高い発注・仕入の機能を最初に使っていただき、在庫管理は在庫品の登録の準備に時間がかかるので、2次ステップとして発注・仕入の機能を使っていただきながら少しずつ準備していただき、最終的にスケジュール管理までTECHSの使用規模を拡大していただきます。こうすることで、在庫管理導入時には、発注・仕入の導入時にTECHSの操作や動きについても慣れている状態ですので、スムーズに導入をしていただくことができます。
大日程スケジュール管理の導入時も同様です。
■通常の導入時のイメージ
■スモールスタート時のイメージ
4.最後に
TECHSはパッケージソフトですので、お客様のニーズに対応するために、様々な機能があります。
機能の紹介を聞くと、色々使いたくなってしまうかもしれませんが、全てのお客様に全ての機能が必要なわけではありません。
また、仮に全ての機能が必要だったとしても、個々の機能の優先度合いは、お客様によって異なります。
そのため、使いたい機能全てを同時にスタートさせることが必ずしも有効とは限りません。
最も必要な機能はどれか、どの機能を最初に使用すれば、最も効果が高いかを見極めたうえで、そこにリソースを集中させていただいた方が、効率がいいことが多いです。
今回は、システム導入時に必要な考え方の1つとして、スモールスタートをご紹介させていただきました。
TECHS導入時には、私たち顧客支援課のメンバーがお客様に適切な稼働スケジュールをご提示させていただきますので、安心して、当社の製品をご選択ください。
2012年5月入社。ITコーディネータ。
関西圏を中心に生産管理システムの導入支援に携わっています。
お客様と共にゴールを設定し、そこに向かって小さなスタートから着実に大きなゴールに向かっていけるようご支援いたします。
