コラム

「業務効率化の一例 受注用OCRの活用」 小渕 智泰2020.08.17

初めまして。小渕 智泰と申します。
私は、営業として自社ソリューションである
個別受注型製造業様向け 生産管理システム『TECHS』シリーズのご提案を行っております。
今回は、業務効率化についてお話しいたします。

 

1.「業務効率化とは」
2. 多品種小ロットの部品加工業様の受注登録業務の実情
3. 受注用OCR
4. まとめ

1.「業務効率化」とは

 

業務効率化とは、会社の仕事をより効率的に実施するため、業務の「ムリ」「ムダ※」「ムラ」を省くことで、

時間的・費用的なコスト削減を目指すこと、とあります。
この中で、「ムダ」を省く事例を紹介しましょう。

※ムダ:しただけの効果や効用のないこと。

 

 

 

2.多品種小ロットの部品加工業様の受注登録業務の実情

 

弊社の生産管理システムのユーザー様、特に『TECHS-BK』をご導入いただいている部品加工業様は、
多品種小ロットの受注形態で受注件数が非常に多いという特徴があります。

またメインの得意先1社の仕事をされているという形態より、比較的多くの得意先の仕事をされている傾向が

強いです。

 

メインの得意先が大手の場合、EDIの仕組みから受注情報をデータでダウンロードし、
自社のシステムに取り込むことができるので、受注登録業務は非常に効率的です。

 

一方、弊社の『TECHS-BK』ユーザー様は上記の通り、得意先が多岐に渡るため、
得意先ごとの発注形態も様々で、FAX等の紙媒体で注文書が送られてくるケースも多いのが実情です。
その場合、システムへの受注登録は手入力となりますが、受注件数が多いため入力に時間が掛かってしまいます。

TECHSの場合、受注情報の登録がシステムへのデータ入力の入り口となっているため、この入力時間の削減が

できれば、受注業務効率化が図れるだけでなく、現場への製造指示のスピード化、製造リードタイム全体の

短縮化にもつながってきます。

 

 

 

3.受注用OCR

 

この問題を解決するためのツールとして、紙媒体の注文書をデータ化する仕組である『OCR』があります。

『受注処理用OCR』として、各社が色々なツールを開発・販売しておりますが、
大枠として以下のような機能・画面を有しています。

・各社・各様の注文書のフォーマットに対応するための「帳票設定」機能
・変換された文字データのチェック・修正用画面
・変換された文字データである得意先名→得意先コード変換等のマスタ連携機能

・CSVデータ抽出機能(→基幹システムへ)

FAXやメール等で送られてくる各社の注文書をスキャンし、CSVデータに落としこみます。
後は、受注取込機能を使うことで、膨大な量の受注登録を手入力で行う作業から解放されます。

 

 

 

4.まとめ


業務効率化を行うためには、まず、自社のボトルネックを正しく見つけ、

世の中にある様々なツールの中からお客様に合ったものを選択することが大切です。

自社に合ったITツール選定ができれば、今後の業務効率アップに繋がっていくことでしょう。

氏名:小渕 智泰(おぶち ともやす)

所属:(株)テクノア TECHS事業部 営業部

 

入社依頼、東日本を中心に東北から上信越まで中小製造業様へ「TECHSシリーズ」の営業に従事。お客様の本質的な課題を見つけ出し、ITを武器に改善を行う仕組みを提案します。

(株)テクノア 小渕