脱FAX！ ペーパーレスから働き方改革へ前進

第一工業製薬様は化学メーカーとして製造業以外の業種でのBtoBプラットフォーム活用事例です。電子帳簿保存法への対応と取引先側の初期費用ゼロという特徴が、取引先の参加を後押しした点は導入検討時の参考になります。自社だけでなく取引先のメリットも伝えることが参加率向上の鍵です。

第一工業製薬株式会社様（以下、第一工業製薬様）は、1909年、京都・西本願寺の門前で、繭を洗う「蚕繭解舒液」から始まりました。
それから113年培った技術と信頼をもとに、ユニークで独自性の高い工業用薬剤を提供する化学素材メーカーとなりました。
その素材は、IT、電子・電気、自動車、エネルギー、食品、医薬・香粧品、トイレタリー、水産・畜産、農薬・農業資材など、暮らしの中で使われる製品に幅広く活用されています。
同社は、化学の力で人のさまざまな課題を解決するスマート・ケミカルパートナーを目指しています。
この度は、受発注業務を電子化する事で業務負担の軽減だけでなく、働き方改革の第1歩を踏み出されました。

受発注業務のクラウド化にあたり『BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業』(以下、BtoBプラットフォーム)導入の経緯とその効果などを、皆様にお伺いしました。

導入のきっかけ

少子・高齢化社会における社会課題の解決のために

第一工業製薬様は2018年、少子・高齢化社会における社会課題の解決のために、岩手大学発のベンチャー企業であるバイオコクーン研究所と徳島県の池田薬草をグループ化し、ライフサイエンス事業に着手しました。

同年、健康食品「カイコハナサナギタケ冬虫夏草」を発売し、2022年それをリニューアルした新商品が「天虫花草」です。

形状は従来のカプセルタイプから飲みやすい錠剤タイプに改良しました。

一般的に、冬虫夏草は、アミノ酸など多種の栄養素が含まれ、古来より滋養強壮などで珍重されてきました。

取引先様にも喜んでいただけるWin-Winのサービスと考え、導入を決定

これまでの発注はほとんどFAXで行っていました。

昨今、取引先様から電子化を望まれる声が聞かれるようになり、当社としても旧来の業務から脱却すべく、発注業務の電子化をする事でペーパーレス化を推進し、作業時間の短縮やテレワークへの対応を実現するため、2021年にBtoBプラットフォームの導入を決定しました。

他社のEDIシステムも検討しましたが、その中でもBtoBプラットフォームを選んだ決め手は、シンプルな画面で分かり易い操作、発注業務だけでなく受入、検収等、幅広い業務をカバーしているシステムだった事です。

導入・ランニングコストが安価だったことも、導入の後押しになりました。

導入するにあたっては、取引先にご協力いただけるかどうかを心配していました。

しかし近い将来、対応が求められる電子帳簿保存法にも対応済みである事、従来の1対1の取引しか出来ない専用EDIとは異なり、複数他社と繋がり易いシステムである事が取引先様にもメリットがあるとわかり、参加を助けてくれると判断しました。

稼働までテクノア社にも各種資料の整備や取引先様への説明を支援していただけたことで、スムーズな導入を行うことができ、感謝しています。

導入後の変化

ペーパーレスで作業時間短縮、業務負担も軽減

ある部門では8割強が既に電子化されていて、FAXが減り、紙が削減された事を実感しています。

単に紙の枚数やコストだけでなく、取引先と意思疎通がし易くなったと感じています。

例えば、「この注文担当はどなたですか？」と言う取引先様からの問い合わせが減り、対応工数が減りました。

また、これまで出社しないと出来なかった業務もテレワークで発注、確認が出来るようになりました。

ちょうど、コロナ禍のタイミングでテレワークが増えていた時期だったのですが、業務に支障をきたす事なく在宅勤務出来る事に喜びを感じています。また、取引先様もテレワークで同じような思いをされており、BtoBプラットフォームの導入で便利になったと喜んでもらえました。

自分たちだけでなく、取引先様の業務負担の削減にもつながり、嬉しく思っています。

脱FAX！転記作業からも解放

これまでは、取引先様から返ってきたFAXを元に回答納期を基幹システムへ手入力していました。

しかし今は取引先様からの回答が基幹システムにデータで連携するので、転記作業が無くなり、転記ミスの心配もなくなりました。手作業がなくなり、作業時間が大幅に短縮されています。

更に毎月の納品確認にかかる時間が減りました。これまでは紙とシステムを見比べて、照らし合わせていたものが、画面上で納品を確認する事が出来るようになり、とても楽になりました。

今後の展望

今後の展望

現在も取引先様に、概ね抵抗感なく使っていただいていますが、更に取引先様を拡大していくことで、FAXを止め完全ペーパーレス化を目指します。
また、今は発注を行う資材担当と、受入を行う事務担当だけが使っているのですが、今後は注文の回答状況をリアルタイムに工場へ展開する事で、社内の情報共有と工場全体の効率化を図ります。
更にテレワークを推進する事で、場所を問わず業務が出来るので、昨今のコロナ禍だけでなく、今後起きうるその他の災害リスクを回避する事が出来ると考えています。

※部署、役職、内容等は、すべて取材当時のものです。