受発注業務のクラウド化でペーパーレス化と取引先様とのコミュニケーションロスを削減

このNISSYO様事例はID:130（RPA連携）の前段となる取り組みで、TECHSとBtoBプラットフォームの連携でペーパーレス化と社外DXを推進した段階の事例です。「取引先と同じ画面で同じデータを共有する」ことでコミュニケーションロスが改善された点は、サプライチェーン全体の効率化という視点で重要です。

株式会社NISSYO様（以下、NISSYO様）は、「CHANGE OR DIE, FAST EATS SLOW」を合言葉に、IT機器を駆使し、DX（デジタルトランスフォーメーション）化による生産性向上を推進すべく、いち早く受発注取引の電子データ化を実現されました。その結果、紙の削減、発注業務の手間や納期のやり取りの迅速化など、様々な業務改善に成功されました。

導入のきっかけ

「業績向上」「業務効率化」「モバイル技術の効果的活用」などで顕著な成果

特注トランス、電源機器の開発メーカーとして1967年の設立以来、「経営計画書」を経営の道具として使い込み、「社員のキャリアアップなくして、会社の成長はない」との強い信念のもと、社員教育に積極的に投資しています。「地域未来牽引企業」「はばたく中小企業・小規模事業者300社」に選定される高い付加価値を創出し、よりグローバルな視点を持ったダイバーシティ企業として活躍の場を広げています。また、「環境設備」「現だま作戦」「ジャンケン工場長」をはじめとする、アイデアあふれ活気ある会社を実現しています。

（参考：『ありえない！町工場～20年で売上10倍！見学希望者殺到！』久保寛一 著)

【今回お話を伺った方】
代表取締役社長 久保様
営業技術部 森様
営業技術部 水村様

発注取引の電子データ化により紙管理から脱却

入力を楽にしたい、納入状況を早期把握したい、工程負荷を把握したいという課題を解決すべく、基幹システムとして『TECHS-S』を2017年に導入しました。現在は『TECHS-S』が軌道に乗り、図面管理、生産管理、各種集計のデジタル化を進め、ペーパーレス化を実現しています。この取り組みが評価され、2018年には「MCPC award」を受賞しました。

その後、更なる業務改善として、発注書などの紙管理削減、納期のやり取りを簡略化するため、発注取引のEDI化を検討しているところ、テクノアより「受発注業務を電子化するシステムの紹介がしたい」と打診がありました。「取引の電子データ化は、EDIを始め、大企業しか対応できないイメージだが、中小企業でも取引先様と一緒になって取り組めば実現できる」と久保社長の後押しもあり、『BtoBプラットフォーム』の導入を決定しました。

導入後の変化

発注取引の電子データ化で業務効率アップに成功

業務の改善効果は稼働後すぐに表れました。その効果について、久保社長と森様、水村様が詳しくお話くださいました。

導入前と比べ、月間の削減時間を調べてみて驚きました

森様「すべての取引先様に対して発注取引を電子データ化したわけではなく、月間の仕入数と仕入金額が多い取引先様から適用したのですが、それでも、FAXやメールの送信に掛かる時間は1/7、紙の枚数は半分にペーパーレス化、単価や納期回答の転記も1/2、取引先様の出荷状況の把握が1/4と、今までの運用を大きく変えることなく、業務効率が大幅にアップしました。もっとも効果が大きかったのは図面のやり取りで、導入前と比較して月間1/12の工数になっています。」

取引先様とも社内でも情報共有ができ関係性強化

水村様「導入にあたり、取引先様には目的、当社の取り組みを細かくご説明し、ご協力いただくことができました。その結果、数値には表せない効果も生まれています。画面上で送信した発注情報を取引先様が開封したかが一目で分かるため、一回ずつ確認の電話が不要になりましたし、取引先様からいただく納期や単価の回答も、以前よりスムーズに、リアルタイムでかつ明確になり回答を入力する手間もなくなりました。取引先様と同じ画面で同じデータを共有できるので、コミュニケーションロスも改善され、言った言わないが減り、さらにより良い関係が築けています。弊社の社内も今まで紙管理をしていたため、紙を持っている人しかわからない状態でしたが、『BtoBプラットフォーム』の画面を確認することで社内での情報共有もできるようになっています。」

業務のデジタル化で社員が安心して働ける環境を作る

久保社長「当社はバックグラウンド業務のデジタル化、クラウド化に対して、以前から積極的に取り込み、推進してきたおかげで、FAXや郵送による紙管理を減らし、テレワークの実施にも容易に対応でき、社員が安心して業務を行うことができる。」

今後の展望

今後の展望

最後に現状抱えている課題を解決すべく、今後の展望を久保社長にお話していただきました。

久保社長「すべての取引先様に対して発注取引を電子データ化したわけではないため、現在はFAXとメール、『BtoBプラットフォーム』での発注取引が混在し、取引先様ごとに発注処理が分かれている。そのため、さらに多くの取引先様に協力していただき、『BtoBプラットフォーム』の活用範囲を広め、一緒になって受発注業務の電子データ化を実現していきたい！」