スムーズなシステム導入を実現 業務効率化やコスト削減に加え 働き方改革の効果も実感
株式会社電巧社 様株式会社電巧社様(以下、電巧社様)は品質にこだわり、顧客・仕入先・社員の『3つのH(Happiness:幸せ)』を実現する企業となることを目指しておられます。
業務をより効率化するための一つの方法として発注業務のペーパーレス化を決意されました。
取引先説明会を実施することでシステム導入にご理解いただき、スムーズな稼働の実現と大きな導入効果を得られました。
受発注業務のクラウド化にあたり『BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業(以下、BtoBプラットフォーム) 』導入の経緯や、その効果などを、生産部資材課課長 前原様、庄司様にお話を伺いました。
商 号 | 株式会社電巧社 |
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所在地 | 東京都 |
設 立 | 1928年2月 |
資本金 | 9,000万円 |
事業内容 | 電気通信機械器具の販売・製作 配電盤、制御盤、受電盤の設計・製作・点検・保守・整備等 電気工事、機械器具設置工事、管工事の設計・施工・保守・整備等 |
ホームページ | https://de-denkosha.co.jp/ |
「電気のコンシェルジュ® 」として、社員一人ひとりの成長が新しいことへの原動力
電巧社様は「電気のコンシェルジュ®」を行動指針に掲げ、電気にかかわる様々な製品、サービスを提供されています。
その中でも芝浦工場は、ビルや空港に設置される配電盤の製造を主としており、設計から盤の組立まで、すべてを自社で行うことができることが強みです。
「創業90年以上の歴史をつなぐ基盤を固め新事業で未来を創る原動力は、お客様のどんなニーズにも応えたいという想いと、変化を恐れず挑戦し続ける、社員一人ひとりの成長です」、その言葉の通り社員同士がコミュニケーションを高め、仲間同士の絆を深める仕掛けや、健康増進の支援、社会貢献、お客様との関係作りなど、様々な社内の取り組みを行っておられます。「第5回ホワイト企業大賞」と「第6回ホワイト企業大賞」でホワイト企業パイオニア賞を受賞されるなど、社外からも高く評価されています。
そんな社員の皆様は、何事にも常に前向きで、受発注電子化にも積極的に取り組んでいただきました。
発注取引を電子データ化すると同時に、社内の見える化を強化
電巧社様では2019年より生産管理システム『TECHS-S』を使用し、社内情報のデジタル化は進んでいましたが、発注業務など社外とのやり取りにはFAXやメール、電話が多く使われていました。
そのため取引先様からの納期変更などの情報を社内に共有するために『TECHS-S』に入力する手間が生じるため、つい後回しになってしまい、リアルタイムな情報共有が行えていませんでした。
そんな中、資材担当者が 1 名退職をすることになり、この機会に人員を増やさずに業務をより効率化したいとお考えになりました。
また、発注情報の共有をスムーズにし、第三者によるチェックを強化することで、ミスや不正を防止することも求められており、業務全般・意識の改革が最重要と考え、発注業務のペーパーレス化を決意されました。
『TECHS-S』とシームレスに連携できる『BtoBプラットフォーム』の導入と併せて、『EUC Mail』オプションを利用し、電子化された発注データが管理者に自動的にメールで通知される仕組みを構築されました。
予想以上に大きかった紙の削減効果
ペーパーレスにより導入前の予想より大きくコスト削減効果が得られたそうです。
「紙をファイルに綴じる手間、探す手間、倉庫に保管する手間など、塵も積もれば山となっていた時間が月18時間も削減されました。また、紙の保管のために社外に倉庫も借りていましたが、そのコストも削減することができました。」(前原様)
FAXやメール送付にかかっていた時間も月15時間削減することができたと言います。「紙での承認やFAXのために、立ったり座ったりする無駄がなくなったことも大きいです。取引先様にとっても、紙で納期回答しなくてよくなったことはメリットのようです。その情報が『TECHS-S』に自動で反映されるので入力工数も月10時間ほど削減できました。」(庄司様)
「メッセージ機能では取引先様とのやり取りが発注した明細に紐づけて一元管理ができるので、FAXやメールより情報が探しやすくなりました。取引先様指定の資料などを発注時に関連資料として添付することもでき、便利に利用しています。」(前原様)
電子化された発注データを活用し、業務品質をさらに向上
得られたのは単純なコスト削減効果だけではありませんでした。『BtoBプラットフォーム』により、最新情報が手間なく『TECHS-S』に蓄積できるようになったことで、製造現場でも精度の高い発注情報を、誰でも確認できるようになったそうです。
今までは高額な発注は管理者が紙でチェックされていましたが、一定額以上の発注があった場合に『TECHS-S』のオプションである『EUC Mail』を使用して自動的にメールで通知されるように変更されました。
自らが情報を取りに行かなくても見られるようになったため、チェックの意識が高まり業務品質の向上につながったと言います。上流工程である発注業務が電子化できれば、その後の業務も電子化できるという狙い通り、データを使った情報共有の精度を高められました。
取引先様にとっても導入しやすい仕組み
導入当時にはどんな苦労があったのでしょうか。
「普段全くパソコンを使わない取引先様にとっては難しいこともあったようですが、ご協力をお願いした取引先様の9割以上の賛同を得ることができました。初期費用が掛からず、ソフトのインストールなどもいらないので、取引先様にとっても導入しやすい仕組みなのだと思います。取引先様への告知から、社内運用変更など、すべてにおいてテクノアからサポートを受けることができ助かりました。取引先様に向けて説明会を開催したことで、十分に理解してもらえたので、問合せも数件と非常に少なく、スムーズに稼働できました。当初は部品商社を中心に参加いただき、徐々に外注加工先を増やしていったのですが、振り返ってみると取引先説明会の効果が大きかったので、最初から全取引先様に参加を依頼した方がよかったのではないかと思います。」(前原様)
現在、全発注量の70%を『BtoBプラットフォーム』で発注されています。
今後の展望として、外注加工先の参加をさらに増やし、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、取引先様から受け取る請求書の電子化も推進されるとのことです。
≪取材にご協力いただき、ありがとうございました。佐々木( 2022 年 6 月)≫