『TECHS-BK』導入により「中小企業IT経営力大賞2013 優秀賞」を受賞

受注量・社員の増加に伴い、情報の一元管理が不可欠に

『TECHS-S』導入の経緯について、桐山様は、「以前は、Excelで生産管理を行っていましたが、社内での情報共有ができていませんでした。
特に発注について、転記が多く、事務処理に時間がかかっていました。また、発注品の納期管理もできていない状態でした。
年々、受注量や社員が増えていく中で、業務を早く正確に行うには、情報共有と一元管理が不可欠だと感じるようになりました。複数のシステムを検討する中で、『TECHS-S』が自社の業務に一番合っていると感じ、2013年に導入を決めました。」

少人数のチームから『TECHS-S』をスタート

「『TECHS-S』の立ち上げは、まず発注を担当する業務チームからスタートさせました。実際に入力する少人数のメンバーに絞って、毎回全員参加で操作指導を受けました。」
また浅野様は、「運用面などで判断が必要な場合は、社長や専務が率先して決定してくださいました。そのおかげで、大きな混乱もなく稼働できました。
業務チームの後に、設計部門でも『TECHS-S』の使用を開始しましたが、既に業務の流れや運用が確立している状態であったため、スムーズに進みました。」とお話しくださいました。

情報の一元化・共有で、発注業務の改善に成功

業務の改善点について、浅野様がお話しくださいました。
「以前は、担当者が休みの場合、発注処理が行えませんでした。
『TECHS-S』で、発注や仕入予定の情報を全員で共有した結果、誰でも発注処理が可能になりました。それに加えて、仕入時の発注情報の転記も不要になり、他の担当者の処理漏れや入力ミスがチェックできるようになったことで、データの精度も向上し、業務が効率化できました。
他にも、メール発注機能の活用で、月に20時間の事務工数を削減できました。以前は、発注書を1社1社FAXしていましたが、発注書が添付されたメールが自動で作成されるようになり、早く、効率的な発注処理を実現できました。」

『ミスミ連携』で、発注工数を約三分の一に短縮

「2018年に導入した、『ミスミ連携』オプションも、使いやすく、とても便利です。
当社では、ほぼ毎日ミスミへの発注があります。以前は、ミスミのWebサイト(以下、MISUMI)から発注した情報を、毎回『TECHS-S』に転記していました。その上、転記ミスなどで、仕入処理がスムーズにできないこともありました。
『ミスミ連携』は、『TECHS-S』とMISUMIで、部品や単価、納期などの情報を連携できます。その結果、転記作業やミスもなくなり、発注工数を約三分の一に短縮できました。必要に応じて、『TECHS-S』の部品表や発注画面からMISUMIを起動できるので、連携処理もスムーズです。
また、ミスミからの納品書に、自社の発注伝票No.が記載されるため、仕入時のトラブルもなくなりました。」

原価や工数の見える化で、社員の意識も向上

「全社員への原価や工数の見える化も、多くの改善効果を生みました。
今は、営業からの原価の問合せにも、すぐに正確に回答できます。見積金額の根拠を提示することで、得意先との価格交渉も可能になりました。
また、過去の仕入金額も簡単に調べられるため、設計部門のコスト意識も高まりました。」
桐山様は、「類似案件の引合があった場合、『TECHS-S』で過去の原価を参照しています。それにより、受注すべきか、そうでないかを判断できるため、利益率も向上しました。
また、工数の見える化で、現場も変わりました。まず、各自が効率化を意識するようになりました。
現場では、作業改善や、複数作業の並行実施などの工夫で、少ない人数でもうまく対応できるようになりました。設計も、以前は工数をあまり考慮せず、求められている以上に手間をかけていることがありました。しかし、工数の見える化により、工数に対する意識が高まり、作業の改善と効率化を図れました。」とお話しくださいました。

今後の展望

最後に、今後の展望について桐山様に伺いました。
「これから新しいことにチャレンジしていくには、多くの人材を採用し、育てていく必要があります。
今後は、『TECHS-S』に蓄積された工数データを分析し、目標とする標準作業時間を示していきます。そして目標と実績を比較し、社員の成長を数字で見える化したいと思っています。
さらなる効率化を進め、その利益を社員に還元して、みんなで幸せになることが目標です。」とお話しくださいました。